Seleccionando Contratistas de Ingeniería para Proyectos

“Si quieres llegar rápido, vé solo. Si quieres llegar lejos, ve acompañado”. Algo así reza el conocido proverbio africano. Y cuánta razón tiene.

Quienes realizan las actividades de un proyecto, ya sea construyendo, diseñando, proveyendo los insumos y un largo etcétera, es un grupo humano normalmente diferente del equipo de proyecto. Es decir, serán en buena parte proveedores. Entonces, antes de emprender el viaje, ¿no es mejor hacerte acompañar de quienes visualizan un mismo objetivo que el tuyo?

Los proyectos son emprendimientos que comienzan y se terminan, siendo la idea general el poder llegar al objetivo de buena forma y para ello, se necesitan aliados confiables y de primer nivel.

Por esto, la selección de contratistas y proveedores necesita enfocarse en encontrar partners que puedan contar con estas dos características:

1. Tengan ganas de brindar un servicio de excelencia.

2. Contar con el deseo sincero de ayudar, por encima de facturar.

Con esto no estoy diciendo que una empresa trabaje exclusivamente por amor al arte, pero sí que su motivación sea principalmente el brillar y generar valor. Me ha tocado ver -no pocos- casos lastimosos donde se empieza con grandes intenciones y promesas al adjudicarse una orden de compra, para que, sobre la marcha, el grado de calidad vaya decayendo implacablemente, comience el proceso de búsqueda de responsables, apuntamientos con el índice, excusas hacia otros subcontratos, etc.

Sin agregar mucho más, se entiende que los contratistas juegan un rol protagónico en el desarrollo de proyecto, donde un texto en el papel (contrato) no será un motivador suficiente para que rindan el 100%.

Aquí entonces te recomiendo algunos pequeños consejos para ayudarte en este proceso:

1. Sé justo

Desde el minuto cero, entiende que primero debes tener tu ambiente y procesos en orden, para luego traer invitados a tu casa. Si no tienes organizada tu información, no tienes claro qué debe hacer el contratista, no cuentas con personal que haga de interlocutor y no contestas ante las necesidades de comunicación ¿cómo esperas que el proceso de licitación o contratación sea exitoso? O aún más grave, ¿como esperas tener un proyecto exitoso? La caridad empieza por casa. Organiza tus necesidades, planifica adecuadamente y luego transfiere la carga de trabajo hacia externos.

2. Definir claramente el alcance del proyecto

Antes de empezar a buscar contratistas, asegúrate de tener una definición clara del alcance de tu proyecto. Quizás parezca obvio, pero sin definiciones básicas que un cliente o mandante no puede proporcionar, muy difícilmente podrá hacerlo un organismo externo. Esto incluye los objetivos, los entregables, el cronograma y el presupuesto. Un alcance bien definido facilita la comunicación con los potenciales contratistas y les permite proporcionar propuestas más precisas.

3. Evaluar la experiencia y especialización

Busca contratistas que tengan experiencia en proyectos similares al tuyo. La especialización en el tipo de proyecto específico (químico, refinación, papel, metalurgia, petróleo y gas, o manufactura) puede ser un indicador de que el contratista entiende los desafíos particulares y las mejores prácticas del sector. Esto claramente es lo ideal. No obstante, si el contratista no tiene la experiencia específica, pero está abierto a aprender y muestra flexibilidad, pues quizás pueda llegar a convertirse en un gran aliado con el tiempo. Observa con atención.

4. Verificar referencias y proyectos anteriores

De la mano con el punto anterior, solicita referencias y revisa los proyectos anteriores del contratista. De ser posible, contacta a clientes anteriores para obtener comentarios sobre su desempeño, cumplimiento de plazos, gestión de costos y calidad del trabajo. Esto te dará una idea clara de su fiabilidad y profesionalismo. Incluso una búsqueda rápida por Google podría darte información útil.

5. Evaluar la capacidad técnica y recursos

Asegúrate de que el contratista tenga los recursos técnicos y humanos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Esto incluye personal calificado, herramientas, tecnologías y equipos adecuados, según sea el propósito. Partiendo por que tengan oficinas físicas. ¿Cómo es su entorno? ¿Es un ambiente limpio y ordenado o necesitas cruzar a lo Tarzán entre las pilas de papeles o materiales arrumbados? Para muestra, basta un solo botón.

6. Analizar la estabilidad financiera

Esto es un factor crítico por inspeccionar. Un contratista financieramente estable es más probable que cumpla con sus compromisos y pueda manejar imprevistos sin comprometer el proyecto. Revisa sus antecedentes y solicita información sobre su salud financiera. Si hay apuros económicos, podría estar impaciente por cobrar y realizar un trabajo mediocre para salir del paso. Recuerda que tu proyecto no es mediocre; es importante.

7. Considerar la cultura y valores de la empresa

La compatibilidad cultural entre tu empresa y el contratista va a influir significativamente en el éxito del proyecto. Por mucho contrato que exista de por medio, las relaciones empresariales son ante todo entre personas. Debido a lo anterior, asegúrate de que sus valores, ética de trabajo y enfoques de comunicación se alineen con los de tu organización. Una buena relación de trabajo puede facilitar una colaboración más fluida y efectiva.

8. Evaluar el enfoque de gestión de proyectos

Un buen contratista debe tener un sólido enfoque de gestión de proyectos. Pregunta sobre sus metodologías, herramientas y técnicas para la planificación, ejecución, monitoreo y control del proyecto. Un enfoque estructurado y transparente puede ayudarte a mantener el proyecto en el camino correcto. No es necesario que siga la metodología que tu organización usa, pero si que utilice alguna.

9. Negociar términos y condiciones claras

Asegúrate de que se negocien términos y condiciones claras en el contrato. Esto incluye el alcance del trabajo, cronogramas, hitos, pagos, penalizaciones por retrasos y mecanismos de resolución de disputas, donde un contrato bien definido puede prevenir malentendidos y conflictos futuros. Pero insisto, la idea es que exista un alineamiento previo y honesto para lograr que el objetivo sea cumplido. Existen posiciones donde el contratista suele expresarse insistentemente a modo de escudo: “hacemos solo lo que está en el contrato”. Así, sin proactividad, sin compartir ideas, sin proponer mejoras, sin visión, sin nada de nada. Totalmente robotizados. A ésos serán los primeros que la Inteligencia Artificial va a reemplazar, lo aseguro 😀.

Conclusión

Cuando la selección del contratista de ingeniería podría parecer netamente una labor contractual y rutinaria, la verdad es que es un proceso que requiere tiempo, diligencia y mucha sensibilidad social. No te equivoques y aumenta las posibilidades de éxito de tu proyecto, generando aliados y estableciendo una base sólida para futuras colaboraciones.