¿Qué es una Project Management Office (PMO) y cómo implementarla?

El sinnúmero de necesidades que emanan desde las empresas se terminan traduciendo en ideas de proyecto, intenciones de inversión y estudios exploratorios. Pero en el mundo en que vivimos, las necesidades son infinitas y los recursos son escasos. Entonces ¿quien prioriza la utilización de estos recursos? ¿Cómo se van a gestionar estos proyectos? ¿Cómo se va a medir el rendimiento de las inversiones? ¿Cómo sabremos si logramos alcanzar el beneficio?

Aquí aparece la figura de la Project Management Office, o PMO, jugando un papel vital en la estandarización y mejora de los procesos de gestión. Una PMO en pocas palabras es una entidad dentro de una organización que centraliza y coordina la gestión de proyectos, programas y portafolios, asegurando que se alineen con los objetivos estratégicos de la empresa.

Entonces, es una entidad y se espera que sea un grupo de personas, reuniendo las necesidades, verificando las carteras de proyectos, su distribución, gestión, generando las normativas, y apoyo a los Project Manager para alcanzar el éxito, ese hermoso ideal 🙂.

Tipos de PMO

Según la organización, necesidades específicas, tamaño y cultura, pueden adoptarse diferentes tipos de PMO, cada una con un enfoque y nivel de control específico.

Ahí va:

1. PMO de Soporte: Este tipo de PMO ofrece apoyo en términos de herramientas, plantillas, mejores prácticas y asesoramiento. No tiene control directo sobre los proyectos, pero actúa como un recurso para los equipos. Es ideal para organizaciones donde éstos ya tienen un nivel considerable de autonomía.

2. PMO de Control: Además de ofrecer apoyo, esta PMO supervisa el cumplimiento de las metodologías y estándares establecidos. Puede imponer ciertas reglas o requerimientos para asegurar la consistencia en la gestión de proyectos dentro de la organización.

3. PMO Directiva: Es la forma más estricta de PMO, donde la oficina tiene control total sobre los proyectos, incluyendo la asignación de recursos, la toma de decisiones clave y la supervisión directa. Este tipo de PMO es común en organizaciones donde se requiere una alineación estricta con los objetivos estratégicos.

¿Y para qué sirve una Project Management Office?

De sus múltiples beneficios, se pueden destacar la:

• Estandarización: Establece y mantiene metodologías consistentes para la gestión de proyectos.

• Mejora continua: Identifica y promueve mejores prácticas y lecciones aprendidas.

• Visibilidad y control: Ofrece una visión clara del estado de los proyectos y programas en la organización.

• Alineación estratégica: Asegura que los proyectos apoyen los objetivos de negocio y se mantengan alineados con la estrategia organizacional.

• Optimización de recursos: Facilita la asignación eficiente de recursos entre los proyectos.

Cómo implementar una PMO

Si tu organización o empresa no posee esta figura, los pasos para implementarla son más o menos así:

1. Definir el propósito y alcance: Confesar abiertamente el por qué se necesita una PMO y qué se espera de ella. ¿Se enfocará en un área específica o en toda la organización? ¿Qué problemas resolverá?

2. Obtener apoyo de la alta dirección: La implementación de una PMO requiere el apoyo del liderazgo para asegurar la asignación de recursos y el compromiso necesario.

3. Desarrollar una estructura organizativa: Establecer la estructura de la PMO, incluyendo roles, responsabilidades y la línea de reporte. Esto incluye la definición del tipo de PMO que mejor se adapte a las necesidades de la organización.

4. Definir procesos y herramientas: Implementar procesos estándar de gestión de proyectos, así como las herramientas necesarias para apoyarlos. Esto puede incluir software de gestión de proyectos, plantillas, y metodologías.

5. Capacitación y desarrollo: Asegurarse de que los miembros del equipo de la PMO y los Project Manager estén capacitados en las metodologías y herramientas que se van a utilizar.

6. Monitorear y mejorar: Una vez que la PMO esté en funcionamiento, es importante monitorear su desempeño y hacer ajustes según sea necesario. Esto incluye la recopilación de feedback, la medición del éxito (según sea su significado)y la implementación de mejoras continuas.

Como bien pudimos leer, la PMO no es un capataz de obras ni un ayudante. Es una oficina que vela porque se dé un buen cumplimiento a las normativas, y que las inversiones estén dirigidas hacia un objetivo claro: el progreso de tu organización.