Porque todo en la vida tiene un final: La etapa del cierre de proyectos.

Cuando se termina una fiesta y después de pasarlo muy bien, todo el mundo se despide con una sonrisa en la cara, cada uno partiendo hacia sus hogares. Y cuando nos toca ser los anfitriones, al cerrar la puerta viene la parte que no es tan agradable: lavar vasos y limpiar la casa.

En el contexto laboral esta situación es muy parecida. Y como somos Project Manager acostumbrados a trabajar en un nivel de calidad elevado, al terminar siempre entregamos la casa impecable a su dueño 🥳. Tanto en lo administrativo como en lo físico.

La etapa final del cierre de proyectos suele ser pasada por alto y poco atendida, donde el foco suele ponerse en la planificación, ejecución y monitoreo (y a veces se hace gestión riesgos). Esto es un grave error estratégico en nuestra gestión, porque el cierre de proyectos es tan importante como sus etapas anteriores.

Los proyectos por definición son actividades temporales, con un inicio y final definidos. Necesitamos saber dar término a nuestros proyectos y seguir adelante con otras necesidades.

Un cierre no gestionado me ha traído algunos de los siguientes males:

• No se traspasa la información hacia producción o mantenimiento, y formalizamos la aceptación final.

• Quedan facturas no pagadas o pendientes de pago

• No se genera la activación contable de los activos, incurriendo en faltas a las normas internacionales y leyes locales.

• Se eterniza el proyecto, fusionando la etapa de cierre con la etapa inicial de operación, sumando la seguidilla de mejoras, garantías y procesos propios del mantenimiento como parte del "proyecto en ejecución". Por ejemplo, tres meses después de la puesta en marcha, se sigue insistiendo en que el encargado de proyectos debe atender una falla en el sistema.

Considerando lo anterior, la fase de cierre no solo marca el final del proyecto, sino que también proporciona una oportunidad para reflexionar sobre el desempeño del mismo y extraer lecciones valiosas. Este aprendizaje nos brinda una oportunidad de mejora continua en nuestros futuros proyectos, al identificar tanto los éxitos como las áreas que requieren mejoras.

Actividades Clave en la Fase de Cierre

La fase de cierre incluye varias actividades importantes, tales como:

1. Confirmación de Entregables: Verifica que todos los entregables del proyecto han sido completados y aceptados por las partes interesadas. Esto incluye realizar pruebas finales para asegurar que cumplen con las especificaciones requeridas. Suele darse cuando hay impaciencia por empezar a producir y se deja lo administrativo "para después". Pero a la hora de ocurrir una falla y buscar responsables, esta postura suele cambiar y se busca al equipo de proyecto por respuestas😁.

2. Documentación Final: Entregar toda la documentación a mantenimiento y operaciones, certificados, datasheets, etc. para su utilización posterior en la mantención y reparación de las instalaciones. También generar un reporte final con reunión de cierre, evaluando los KPI requeridos por la organización. Y por sobre todo, obtén un documento oficial firmado, donde se haga la aceptación final de los entregables. Este documento debe marcar un antes y un después y que no queden dudas de que el proyecto ha llegado a su fin.

3. Lecciones Aprendidas: Organizar una reunión final donde se discutan las lecciones aprendidas durante el proyecto. Esta actividad es fundamental para capturar conocimientos que pueden ser aplicados en el futuro, ayudando a evitar errores similares y a replicar éxito. Nos lleva a preguntarnos qué hicimos bien, cuales errores cometimos y cómo podremos mejorar en el futuro.

4. Cierre Administrativo: Completar todas las tareas administrativas necesarias, como la finalización de contratos, la resolución de cuentas pendientes y la reasignación de recursos humanos y materiales. En Chile debemos velar porque los contratistas hayan pagado los salarios y las obligaciones previsionales a sus trabajadores.

5. Cierre contable y activación: Puede sonar banal, pero intentar pagar una factura cuando los recursos del proyecto ya no están disponibles, es un problema importante que será traspasado a las operaciones. Y no queremos que esto nos suceda. También todos los activos necesitan pasar por el proceso de depreciación, lo cual atiende a las normas y legislación propias de cada país.

6. Evaluación del Desempeño: Revisar el desempeño general del proyecto utilizando indicadores clave de rendimiento (KPI). Esto permite evaluar si se cumplieron los objetivos dentro del cronograma y presupuesto establecidos.

7. Limpieza y preparación del área: Para que la producción pueda utilizar de forma segura las nuevas instalaciones, se eliminan empaques, escombros, se restituyen las energías (bloqueos LOTO), se verifican los elementos de seguridad para el operador, etc. Normalmente a este proceso se les llama cierre de "punch list", los cuales son un listado de actividades pendientes. A veces debido a la presión de comenzar rápido con la utilización de las instalaciones, el embalaje de madera queda en un rincón, uno, dos, tres meses, se vuelve parte del paisaje y se termina usando como mesa😊.

En mi experiencia, esta etapa de cierre concentra un nivel importante de trabajo y no debe ser mirada como una actividad opcional, especialmente en contextos industriales donde los riesgos y otras implicaciones pueden ser significativas, o directamente peligrosas.

Referencias

El cierre de proyectos – conceptos y recomendaciones - PMI Galicia Spain Chapter

Cierre del proyecto: 8 pasos para terminar proyectos con éxito [2024] • Asana

Procesos del Project Management | PMBC

Desmitificar las 5 fases de la gestión de proyectos | Smartsheet