¿Por qué y para qué hacemos proyectos? Business Case y Drivers de Proyecto

Puede parecer aparentemente obvio, pero como seres humanos (léase: entidades emocionales), no siempre tenemos respuesta de por qué o para qué hacemos las cosas. Sencillamente las hacemos y después racionalizamos nuestras decisiones, justificándolas mediante la lógica.

Las cosas obvias no existen. Y van a depender en gran medida de nuestro estado de ánimo, de cuán informados estemos, del contexto que estemos viviendo, si desayunamos o no, y de un larguísimo etcétera.

Entonces, tomar la decisión de iniciar un proyecto también se verá sujeta a la infinidad de sesgos que nuestras emociones provocan a nuestro juicio.

Imagina este escenario: algún gerente que tiene poderes plenos y no cuenta con el tiempo para analizar el tsunami de cosas que debe revisar a diario (sumado a tener un hijo rebelde y una crisis matrimonial) debe generar y analizar por sí mismo las ideas de inversión: que tenemos un cuello de botella, que se echó a perder la caldera y hay que cambiarla, que tenemos poco espacio para estacionar camiones, que parece tenemos poca capacidad productiva…

Y ahora este otro escenario: el mismo gerente con los mismos problemas, cuenta en su escritorio con análisis ya elaborados, organizados y cuantificados en términos de beneficios y riesgos.

El segundo escenario, si bien no es el ideal, el poder contar con estos análisis posibilita a la organización una mayor probabilidad de tener proyectos exitosos que aporten valor.

Estos documentos se llaman Business Case.

¿Qué es un Business Case?

Un business case es un documento que justifica la inversión en un proyecto, proporcionando un análisis detallado de los beneficios, costos y riesgos asociados. Así se evita en alguna medida, obrar por corazonadas y tener respaldo para toma de decisiones en análisis más estructurados. Un business case bien elaborado debe incluir los siguientes elementos:

1. Resumen Ejecutivo: Una visión general del proyecto, sus objetivos y los beneficios esperados.

2. Análisis de la Situación Actual: Descripción del problema o la oportunidad que el proyecto pretende abordar.

3. Opciones de Solución: Evaluación de las diferentes alternativas para resolver el problema, incluyendo una comparación de costos y beneficios.

4. Análisis de Costos y Beneficios: Detalle de los costos asociados al proyecto y los beneficios esperados, tanto tangibles como intangibles.

5. Evaluación de Riesgos: Identificación y análisis de los riesgos potenciales y las estrategias para mitigarlos.

6. Plan de Implementación: Cronograma y plan de acción para la ejecución del proyecto.

Volviendo a nuestro ejemplo del principio, podremos tomar mejores decisiones ya que hemos ganado:

• Claridad y Enfoque: Ayuda a los stakeholders a entender claramente los objetivos del proyecto y cómo se alinean con los objetivos estratégicos de la organización.

• Facilitación: Ofrece una base sólida para tomar decisiones informadas sobre la viabilidad y priorización de proyectos.

• Eficiencia: Garantiza que los recursos se utilicen de manera óptima, maximizando el retorno de la inversión.

• Mitigación de Riesgos: Permite identificar y planificar la mitigación de riesgos desde el inicio del proyecto.

¿Y qué son los Drivers de Proyecto?

Los drivers de proyecto son los pilares que sustentan el business case. Estos pueden variar según el tipo de proyecto y la industria, pero generalmente incluyen:

1. Necesidades del Cliente: Las demandas y expectativas de los clientes que el proyecto debe satisfacer.

2. Objetivos Estratégicos: Cómo el proyecto contribuye a los objetivos a largo plazo de la organización.

3. Regulaciones y Cumplimiento: Requisitos legales y normativos que el proyecto debe cumplir.

4. Innovación y Competitividad: La necesidad de innovar para mantenerse competitivo en el mercado.

5. Eficiencia Operativa: Mejoras en los procesos y operaciones que el proyecto puede aportar.

6. Sostenibilidad y Responsabilidad Social: Impacto ambiental y social del proyecto.

Así, un business case bien elaborado y una comprensión clara de los drivers de proyecto constituyen la piedra angular de una buena inversión. Por supuesto que se invierte tiempo y esfuerzo en desarrollarlos apropiadamente, pero también incrementan significativamente las probabilidades de éxito y maximización del valor de nuestros proyectos.