Modelos de contratos y proyectos: Más claro, imposible

Con la salvedad de proyectos muy pequeños, donde se funden las responsabilidades y el equipo de ingeniería/mantenimiento termina por diseñar, comprar, montar, poner en marcha y mantener las instalaciones, para inversiones más significativas estas actividades son tercerizadas hacia proveedores que poseen conocimiento y experiencia relevantes. Entonces, para lograr trabajar en conjunto con proveedores y profesionales, necesitamos forzosamente a echar mano a los nunca bien ponderados contratos.

Emilio Alvarado Perez

2/4/20257 min read

Leí hace un tiempo una frase que se me grabó a fuego respecto los contratos, y creo que fue de un curso que tomé con Coursera para técnicas de negociación. La frase iba mas o menos así:

"Un contrato es un documento que te permite demandar a alguien". 😁

Y si hay algo que abunda en el mundo de proyectos industriales, además de los desafíos, son las adquisiciones y acuerdos bajo contrato.

Entonces, para lograr trabajar en conjunto con proveedores y profesionales, necesitamos forzosamente a echar mano a los nunca bien ponderados contratos.

¿Qué es un contrato?

Fundamentalmente, es un acuerdo. Eso.

Pero un acuerdo que vamos a respetar, porque nos comprometemos (ojo aquí, COMPROMISO) a garantizar deberes y derechos entre nosotros.

Un contrato crea "derechos y obligaciones legalmente vinculantes". Verbales o escritos. Todo mutuamente consentido.

El incumplirlos, bueno, ya sabemos que genera problemas de carácter legal, los que evidentemente son indeseables y no queremos esta clase de situaciones dentro de nuestros proyectos.

Tipos de contrato

Los tipos de contratos según el enfoque del PMI (Project Management Institute) y la legislación norteamericana, se dividen en tres categorías principales:

Contratos de Precio Fijo (Fixed Price)
Contratos de Costos Reembolsables (Cost-Reimbursable)
Contratos de Tiempo y Material (Time and Material - T&M)

Cada uno de estos grupos posee variantes utilizables según la ocasión.

Veámoslos en detalle

1. Contratos de Precio Fijo (Fixed Price)

El precio total del trabajo se establece de antemano. Para lograr esto, el alcance debe estar muy bien definido, dejando muy poco espacio para modificaciones. Es decir, el contratante paga un monto y el proveedor entrega lo comprometido. Simple. Úsalo cuando el alcance del proyecto esté completamente definido y los riesgos sean mínimos.

Ventajas:

Costos previsibles para el comprador.
Motivación para el vendedor de controlar costos.

Desventajas:

Puede llevar a problemas de calidad si el vendedor subestima costos.
Poco flexible ante cambios en el alcance.

Riesgos:

Riesgo financiero para el vendedor si los costos son mayores a los estimados. Esta situación no es tan rara, especialmente si no se ha desarrollado una ingeniería previa. La metodología FEL para proyectos industriales tiene su razón de ser en reducir la incertidumbre antes de arremangarnos y enterrar la pala en el suelo.
Disputas si el alcance no está completamente claro.

Algunas Variantes:

1.1 Fixed Price Incentive Fee (FPIF): Precio fijo con honorarios de incentivo. Éstos son incluidos SOLAMENTE si se cumplen objetivos específicos. Por ejemplo, una fecha definida, o llegar a término sin incidentes de seguridad.

1.2 Firm Fixed Price (FFP): El precio no cambia, independientemente de los costos reales. Aquí el proveedor asume por completo el riesgo. Pero seamos honestos, al asumir un contrato así, el proveedor debe haber tomado anticipadamente todos los resguardos habidos y por haber 😁. Y cuando no lo hacen, termina por ocurrir un proceso de desgaste de relación comercial.

1.3 Fixed Price with Economic Price Adjustment (FP-EPA): Precio fijo con ajuste económico de precios. Revisa y ajusta los precios según la inflación o cambios económicos prolongados. Esto se ve con contratos de larga duración, superiores a los 12 meses. Porque, como sabemos, el dinero se desvaloriza con el tiempo y un jugoso contrato hoy no tendrá los mismos beneficios en tres o cuatro años más.

2. Contratos de Costos Reembolsables (Cost-Reimbursable)

El comprador reembolsa los costos reales declarados por el proveedor, sumado a una tarifa adicional. Esta clase de contratos aplica para situaciones donde exista un nivel de incertidumbre notorio, como por ejemplo, no se realizó ingeniería o se está desarrollando un producto complejo. El riesgo en este caso recae mayormente en el comprador o contratante, debido a que no tendrá certeza del costo final de los entregables.

Ventajas:

Permite iniciar trabajos con alcance poco definido.
Mayor calidad debido al enfoque en costos reales.

Desventajas:

Falta de control sobre costos totales.
Mayor supervisión y auditoría necesarias.

Riesgos:

Riesgo para el comprador de costos altos si no se controla adecuadamente.
Incentivos mal diseñados pueden desalentar la eficiencia.

Algunas Variantes:

Cost Plus Fixed Fee (CPFF): El vendedor recibe una tarifa fija además de los costos.

Cost Plus Incentive Fee (CPIF): Incluye incentivos basados en rendimiento o ahorros.

Cost Plus Award Fee (CPAF): Tarifa basada en una evaluación subjetiva de desempeño.

3. Contratos de Tiempo y Material (Time and Material - T&M)

El comprador paga según el tiempo empleado y los materiales utilizados. Este tipo de acuerdos es más aplicable en trabajos de corto plazo o cuando no se puede definir el alcance completamente. Por ejemplo, horas-hombre de ingeniería o desarrollo para realizar un estudio. Entonces, es ideal para proyectos con alcance dinámico o en las primeras etapas de diseño y desarrollo.

Ventajas:

Flexibilidad para ajustes en alcance.
Contratación rápida para trabajos urgentes.

Desventajas:

Costos impredecibles si no se gestiona adecuadamente, por lo que requiere bastante supervisión.
Incentivo limitado para el vendedor de controlar costos.

Riesgos:

Riesgo para el comprador si el alcance no se controla.
Riesgo de baja productividad por parte del vendedor.

Algunas Variantes:

Time and Material with a Cap (Tiempo y Material con Límite): Similar al modelo Time and Material, pero con un costo máximo establecido, limitando el riesgo financiero del cliente.

De estos tres conjuntos, pueden derivarse otros modelos híbridos según sea la conveniencia tanto del proveedor como el cliente.

¿ Y cómo seleccionamos el contrato adecuado?

Podemos entender la situación en la cual nos vemos inmersos, siguiendo estos criterios orientativos:

Verifiquemos el alcance del proyecto: Si el alcance está bien definido, elige contratos de precio fijo; si hay incertidumbre y se necesita flexibilidad, considera Costos Reembolsables. Si hay mucha urgencia y se necesita un servicio en un plazo corto, Tiempo y Materiales.
Evalúa los riesgos: Analiza quién está mejor posicionado para asumir los riesgos (cliente o proveedor).
Prioriza objetivos: ¿Es más importante la flexibilidad, el control de costos o la colaboración?
Analizar la relación cliente-proveedor: Para cierto tipo de contratos, como aquellos que concentran mayormente el riesgo en el cliente, requieren primero altos niveles de confianza proveedor-cliente y alineación estratégica.
Considerar el mercado y las condiciones externas: Factores como la volatilidad de precios pueden influir en la elección. Se palpa en países con gran inflación.

Mitigación de los Riesgos en los Contratos

Como hemos revisado hasta ahora, los contratos incorporan una serie de cláusulas y condiciones para evitar finalmente que existan desacuerdos, conflictos y que todos respeten el espíritu de ganar-ganar. La relación tipo de contrato y riesgo asociado se puede representar más o menos así:

Veamos un poco en detalle los riesgos relacionados con cada uno de estos modelos:

1. Contratos de Precio Fijo

Estrategias de mitigación:

Definición clara del alcance: Asegúrate de que todos los requisitos estén completamente definidos en el contrato y que las especificaciones técnicas sean claras. Y durante la ronda de preguntas, asegúrate de que el proveedor está preguntando dudas coherentes derivadas de la información, y no preguntando
Técnicas de estimación confiables: El vendedor debería usar metodologías de estimación como análisis paramétrico o por comparación análoga. Lo peor es tratar de adjudicarse un contrato eliminando contingencias y abaratando ficticiamente una cotización, aparentando economía. Un desastre.
Provisiones para cambios: Incluir cláusulas para gestión de cambios con costos adicionales. Cuentas claras conservan la amistad y esta no es la excepción.
Evaluación previa del proveedor: Analizar la experiencia, capacidad técnica y solvencia del vendedor antes de firmar. Y esto es a todo nivel, sean empresas multinacionales o pymes locales. De hecho, las pymes pueden llegar a ser bastante más serias que las empresas de renombre, con un claro espíritu de servicio y partnership.

2. Contratos de Costos Reembolsables

Estrategias de mitigación:

Controles estrictos de costos: Implementar herramientas de monitoreo como Earned Value Management (EVM) para comparar costos planeados versus reales. De todas formas, el monitorear continuamente el contrato es un costo en sí, el cual se debe calcular y conocer.
Establecimiento de incentivos adecuados: Diseñar incentivos que alineen los intereses del vendedor con los del proyecto. Por ejemplo, incentivos por ahorro de costos, cumplimiento de plazos, cero accidentes, etc. Incentivos que realmente incentiven, claro.
Auditorías regulares: Realizar auditorías programadas para revisar la documentación de costos y evitar sobrecargos.
Definición de metas claras: Asegurar que el contrato incluya métricas de desempeño claras y alcanzables.

3. Tiempo y Materiales

Estrategias de mitigación:

Control de alcance: Usar acuerdos de trabajo específicos (SOW, Statement Of Work) para definir claramente lo que se hará y limitar el alcance adicional.
Monitoreo del desempeño: Implementar indicadores clave de desempeño (KPI) para medir la productividad del vendedor y asegurar avances en las tareas asignadas.
Definir un presupuesto máximo: Incluir un "techo de costos" (CAP) en el contrato para evitar exceder los límites establecidos.
Gestión del tiempo: Implementar reportes semanales de horas trabajadas y logros obtenidos.

Estrategias Generales para la Gestión de Riesgos Contractuales

Sintetizando un poco todo lo visto, dejo algunas buenas prácticas para gestionar mejor nuestros contratos y que se produzca el efecto de ganar ganar que nos beneficia a todos:

Realizar un análisis de riesgos temprano: Antes de firmar un contrato, identificar, evaluar y priorizar los riesgos.
Incluir cláusulas de resolución de disputas: Establecer métodos claros, como arbitraje o mediación, para manejar conflictos contractuales. Y evitar llegar al conflicto, manteniendo una comunicación estrecha con el proveedor.
Gestión proactiva de cambios: Mantener un sistema formal para registrar y aprobar cambios en alcance, cronograma o costos. Y respetar este sistema.
Desarrollo de una Matriz RACI: Asignar roles y responsabilidades claros para garantizar la correcta supervisión de las partes involucradas.
Capacitación del equipo: Asegurarse de que el equipo de gestión contractual esté capacitado en técnicas de negociación y monitoreo de contratos.

Como pudimos leer, existen varias formas de poder constituir un contrato basado en las responsabilidades y nivel de riesgo. Siendo Project Managers necesitamos comprender estas estructuras de contrato y aplicar las mejores para que nuestros proyectos brillen como nunca!!