¡Mañana siempre saldrá el sol! Pero… ¿y si está nublado?: Gestión de Riesgos en Proyectos

Saber con exactitud qué nos depara el futuro ha sido el Santo Grial por siglos, o me atrevo a decir, el anhelo de la humanidad durante toda nuestra existencia.

Y si bien las ciencias exactas han conseguido lograr una buena aproximación a la previsibilidad de fenómenos físicos, mejorando notablemente en el ámbito de la meteorología este último tiempo según yo, hoy en día prever cualquier cosa es prácticamente imposible, relegando nuestras capacidades hacia una aproximación estadística.

Los proyectos no están ajenos a esta realidad y están constantemente bombardeados por un sinnnúmero de variables que les afectan de forma tanto negativa (riesgo) como positiva (oportunidad). Ya sea por cambios en los requisitos del cliente, retrasos en la cadena de suministro, o fluctuaciones en el mercado, los riesgos están siempre presentes y, si no se gestionan adecuadamente, van a comprometer el éxito de todo el proyecto. La gestión de riesgos en proyectos se convierte, entonces, en una disciplina esencial para anticipar problemas potenciales y preparar respuestas que minimicen su impacto. O que aprovechen sus beneficios 🙂.

Quiero dejar claro de que no se trata de reaccionar a problemas una vez que surgen, sino de tener una visión proactiva y estratégica, habiendo previsualizado en función de nuestra experiencia (o de alguna fuente) eventos que van a impactar en el desarrollo de nuestro querido plan. Este enfoque no solo protege el cronograma y el presupuesto, sino que también fomenta la confianza entre los stakeholders, al ver que el equipo de proyecto sortea exitosamente los desafíos del destino.

La gestión de riesgos en proyectos es un proceso sistemático para identificar, analizar y responder a los riesgos que pueden afectar el éxito de un proyecto. Su objetivo principal es minimizar las amenazas y maximizar las oportunidades.

Así, el Project Manager y su equipo necesitan dominar los procesos y herramientas que permiten evaluar y afrontar los riesgos de manera eficiente. Desde la identificación inicial de riesgos hasta la implementación de estrategias de mitigación y su monitoreo continuo, la gestión de riesgos en proyectos es un proceso integral que, de realizarse correctamente, puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Etapas Comunes en la Gestión de Riesgos en Proyectos

1. Identificación de Riesgos: Comienza con un análisis exhaustivo del entorno del proyecto, los objetivos, y las incertidumbres inherentes a cada fase. Esto incluye la recopilación de información de expertos, análisis de proyectos anteriores y la participación activa del equipo para identificar posibles oportunidades o amenazas desde múltiples perspectivas.

2. Evaluación de Riesgos: Una vez identificados, los riesgos deben ser evaluados en términos de su probabilidad y su impacto potencial sobre el proyecto, asignándoles un valor (normalmente tabulados en una matriz de riesgos). Esta evaluación permite priorizar los riesgos según su capacidad de afectar el cronograma, el costo, la calidad, y otros factores críticos del proyecto.

3. Planificación de la Respuesta al Riesgo: Para cada riesgo identificado, se debe desarrollar una estrategia de respuesta que puede incluir evitar el riesgo, transferirlo (por ejemplo, mediante seguros), mitigarlo con acciones específicas, aceptarlo si es menor, explotarlo o compartirlo si es una oportunidad. Así se sabrá cómo responder de manera efectiva cuando surjan problemas.

4. Implementación de la Respuesta al Riesgo: Una vez que un riesgo se materializa, pues manos a la obra y se deben implementar los planes prediseñados. La comunicación clara y constante entre todos los miembros del equipo es vital para asegurar que todos estén alineados y preparados para actuar.

5. Monitoreo y Control de Riesgos: La situación debe ser monitoreada continuamente, porque los riesgos se pueden intensificar, desaparecer, o aparecer otros futuros con el paso del tiempo. Así, mediante revisiones regulares se continúa evaluando y actualizando nuestro plan de gestión de riesgos.

6. Revisión y Aprendizaje: Al finalizar el proyecto, se debe realizar una revisión completa de cómo se gestionaron los riesgos, identificando qué funcionó bien y qué no. Este análisis retrospectivo es fundamental para aprender, reconocer tanto lo bueno como lo malo, siempre en función de mejorar la gestión de riesgos en futuros proyectos.

Normas Conocidas en la Gestión de Riesgos en Proyectos

Existen varias normas y marcos que han sido ampliamente reconocidos y adoptados. He aquí algunos de ellos:

• ISO 31000: Aunque es una norma general, sus principios pueden ser aplicados eficazmente en proyectos, proporcionando un enfoque estructurado para identificar y gestionar riesgos.

• PMBOK (Project Management Body of Knowledge): Este estándar del Project Management Institute (PMI) es una referencia clave en la gestión de proyectos, que dedica un capítulo completo a la gestión de riesgos, detallando procesos específicos para su integración en la planificación del proyecto. También tiene una publicación dedicada al tema, más un estándar llamado The Standard for Risk Management in Portfolios, Programs, and Projects.

• PRINCE2: Este marco de gestión de proyectos también incorpora la gestión de riesgos como un componente central, ofreciendo directrices sobre cómo identificar, evaluar y controlar riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

• ISO 21500: Específicamente diseñada para la gestión de proyectos, esta norma internacional incluye directrices sobre la gestión de riesgos como parte del proceso general de gestión de proyectos.

Entonces, como hemos podido leer, la gestión de riesgos en proyectos es un proceso continuo y dinámico que, cuando se realiza correctamente, no solo protege al proyecto de posibles fallos, sino que también lo posiciona para aprovechar oportunidades imprevistas. Como Project Managers, nuestra tarea es anticipar, planificar y actuar, asegurando que, incluso en el entorno más incierto, nuestros queridos proyectos lleguen a muy buen puerto 😎.