Madurez, Calidad y Preparación: El Project Management Plan y algunas preguntas clave.

Desde mi experiencia como PM para proyectos predictivos del área industrial, considero que la planificación es un pilar irremplazable, donde el grado de calidad y madurez de este proceso suele delimitar la frontera entre el éxito y el fracaso.

El PMBOK 6° edición explicaba dentro de sus páginas la necesidad de elaborar un plan individual para cada área de conocimiento, con sus propias métricas y estructura. Sin embargo, cada uno de estos planes necesitaba estar alineado con el plan maestro del proyecto. ¿Y cuál era este famoso plan? Pues el documento llamado Project Management Plan (PMP), o Plan de Gestión de Proyectos.

Actúa como un compilado general de todos los planes subsidiarios que guían la planificación, ejecución, monitoreo y control de un proyecto desde su inicio hasta su finalización. Proporciona una visión general detallada de los objetivos, los recursos necesarios, los roles y responsabilidades, los riesgos identificados y las estrategias de mitigación, entre otros aspectos fundamentales.

𝐸𝑠𝑡𝑎 ℎ𝑜𝑗𝑎 𝑑𝑒 𝑟𝑢𝑡𝑎 𝑛𝑜 𝑠𝑜𝑙𝑜 𝑎𝑦𝑢𝑑𝑎 𝑎 𝑚𝑎𝑛𝑡𝑒𝑛𝑒𝑟 𝑒𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑦𝑒𝑐𝑡𝑜 𝑒𝑛 𝑐𝑢𝑟𝑠𝑜, 𝑠𝑖𝑛𝑜 𝑞𝑢𝑒 𝑡𝑎𝑚𝑏𝑖𝑒́𝑛 𝑠𝑖𝑟𝑣𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑜 𝑢𝑛 𝑚𝑎𝑟𝑐𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑓𝑒𝑟𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑙𝑎 𝑡𝑜𝑚𝑎 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑐𝑖𝑠𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑦 𝑙𝑎 𝑟𝑒𝑠𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖𝑜́𝑛 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑏𝑙𝑒𝑚𝑎𝑠.

Ejemplo de Aplicación:

Un ejemplo claro del poder del Plan de Gestión de Proyectos se puede observar en proyectos industriales. Algo tan simple como reemplazar un estanque necesita un set de planes por área de conocimiento para saber cómo responder con certeza algunas de estas preguntas:

• Alcance: Coordinar que será realizado y que no. ¿Se reemplaza el piping circundante? ¿Válvulas? ¿Incluye descontaminación o vaciado? ¿Cuáles son las prioridades? ¿Necesita un tratamiento de pintura especial? ¿Habrá que reparar la base de concreto?

• Cronograma: Determinar los plazos, y cómo será medido el progreso. ¿Existen interferencias con la producción o quedará la instalación disponible permanentemente? ¿Se podrá trabajar por turnos o solamente en horario administrativo?

• Costos: Entender cuántos serán los costos, impuestos involucrados, salarios, etc. ¿Cómo será el proceso de autorización para liberar los fondos? ¿Cuáles serán las cuentas involucradas?

• Recursos: Entender los equipos y personas necesarias. ¿Existirá tercerización o personal propio? ¿Existe una grúa o se debe arrendar? ¿Cuántas personas deben estar en el proyecto y por cuánto tiempo?

• Riesgos: Cuáles son los problemas y oportunidades previsibles. ¿Cuales problemas han surgido en el pasado? ¿Hay riesgos de vientos altos, lluvia, nieve, insolación? ¿Podemos aprovechar la oportunidad para retirar otros equipos?

• Calidad: Qué entendemos por calidad y cómo será asegurada y controlada. ¿Debemos seguir normativas locales o internacionales? ¿Se requieren examinaciones para las uniones soldadas? ¿Cómo se harán las inspecciones, y por quién?

• Compras: Como serán realizadas las compras y sus procedimientos. ¿Quién realiza las compras y cuál es el proceso de autorización y liberación? ¿Cuáles serán los montos autorizados y umbrales para comprar? ¿Que será importado y que elementos se adquieren localmente? ¿Cuáles compras requieren un proceso de licitación?

• Comunicaciones: Como será gestionado el proceso de comunicación. ¿Periodicidad de reuniones? ¿Hay necesidad de reportes escritos? ¿Cuáles canales están autorizados para intercambiar información?

• Interesados: Gestionar a quienes están afectados por el proyecto. ¿Quién es el patrocinador? ¿Hay entes externos involucrados (inspectores municipales, medio ambiente, etc.)? ¿Cómo se comporta el cliente interno/externo? ¿Quiénes están a favor, en contra y neutros con este proyecto? ¿Cómo los convertimos en aliados?

• Integración: Como todos estos planes interactúan, son coherentes y correctamente documentados. ¿Dónde se almacenará la documentación? ¿Cómo se controlan las versiones? ¿Qué metodología de gestión de proyectos se utilizará?

Si bien estas preguntas son solamente algunas frente a la vastedad de situaciones y escenarios posibles, el mensaje es que el PM necesita crear el Project Management Plan y consolidar todos los planes subsidiarios en él. Con ello, se asegura de que no quedan cabos sueltos en la planificación y se reducen las sorpresas - normalmente desagradables - al momento de tener que arremangarse y poner manos a la obra.