La Importancia de la Gestión de Riesgos y Contingencias en Proyectos

Ahh! Bendita incertidumbre. Si supiésemos lo que depara el futuro, pues que aburrida sería la vida.

Justamente, uno de los elementos que más sabor le ofrece al mundo del Project Management, es el aprender a lidiar con lo incierto y aún asi, generar plazos y compromisos creíbles. Pero ten cuidado, que existan incertidumbres no significa que debas estar a la deriva. De hecho, es todo lo contrario, necesitas generar planes y ponerlos a prueba frente al desarrollo de los acontecimientos.

La gestión de contingencias es así una parte esencial de la planificación y ejecución de proyectos. En cualquier proyecto, ya sea en el sector de manufactura, ingeniería, construcción o tecnología, siempre existe la posibilidad de enfrentar eventos imprevistos que pueden afectar el cronograma, el presupuesto y la calidad.

¿Qué son las contingencias en proyectos?

Llamemoslas de una manera simple: son reservas planificadas (es decir, dentro de un plan) de tiempo, dinero y recursos que se establecen para hacer frente a posibles riesgos e imprevistos. Estas pueden incluir desde problemas técnicos y retrasos en la entrega de materiales hasta cambios en los requisitos del cliente o condiciones adversas del mercado.

La importancia de las contingencias

Y bien, siempre es mejor tener que no tener (recursos), así que una breve lista de beneficios de contingencias es la siguiente:

1. Mitigación de riesgos

La principal función de las contingencias es mitigar los riesgos. Esto significa el aminorar los efectos de un riesgo negativo cuando haga su aparición. Al anticipar posibles problemas y asignar recursos adicionales, se puede abordar los problemas de manera proactiva en lugar de reaccionar de forma improvisada cuando surgen.

2. Garantizar el cumplimiento del cronograma

Los retrasos pueden ser costosos y afectar la reputación del equipo de proyecto. Las contingencias permiten tener un margen de maniobra para manejar demoras inesperadas sin afectar significativamente el cronograma del proyecto.

3. Control del presupuesto

Los costos adicionales son una realidad en muchos proyectos. Los orígenes de estos sobrecostos son infinitos. Al incluir contingencias financieras en el presupuesto, se puede manejar mejor cualquier gasto inesperado sin necesidad de solicitar fondos adicionales o comprometer la calidad del proyecto.

4. Mantenimiento de la calidad

Los problemas imprevistos pueden llevar a decisiones apresuradas que afecten la calidad del trabajo. Con las contingencias adecuadas, los equipos pueden abordar los problemas de manera deliberada y cuidadosa, manteniendo los estándares de calidad.

Estrategias para gestionar contingencias

Algunos de estos puntos están basados en el PMBOK 6 edición. Si bien es muy conocido, no significa que sea la única forma de desarrollar una estrategia. Pues vamos allá:

1. Identificación de riesgos

El primer paso para gestionar contingencias es identificar los posibles riesgos que pueden afectar el proyecto. Esto se puede hacer a través de análisis de riesgos, revisiones de proyectos anteriores y consultas con expertos. Es decir, revisando información del pasado (si es que existe) o bien, consultando con personas que ya han estado allí.

2. Planificación de reservas

Establece reservas específicas de tiempo y dinero para cada riesgo identificado. Una vez más, estas reservas deben ser realistas y basarse en datos históricos y la experiencia del equipo. También existe el concepto de reservas para riesgos no gestionados. Esto normalmente es un porcentaje adicional sobre los costos proyectados sumado a la reserva de riesgos identificados. Porque no vamos a poder visualizar el futuro, esta reserva extra servirá como paracaídas ante la inminente caída de un meteorito o la aparición del apocalipsis zombie. O ambos. O una huelga del sector portuario que hará que tus maquinarias no lleguen a tiempo.

3. Monitoreo y actualización continua

La gestión de contingencias no es un proceso estático. Es importante monitorear continuamente los riesgos y ajustar las reservas de contingencia según sea necesario. Esto asegura que el proyecto esté siempre preparado para manejar nuevos desafíos. Quizás la aplicación de un plan frente a un riesgo conocido, de a lugar la aparición de un riesgo secundario que pueda ganar protagonismo. Los riesgos son complejos y se necesita siempre tener un ojo encima.

4. Comunicación efectiva

Mantener una comunicación clara y constante con todos los interesados del proyecto sobre las contingencias y cómo se están gestionando. La transparencia en la gestión de riesgos y contingencias puede aumentar la confianza y el apoyo de los interesados. Y la idea es ganar aliados siempre.

5. Documentación y aprendizaje

Documentar todos los incidentes y el uso de contingencias para futuras referencias. Esta documentación puede ser valiosa para la planificación de proyectos futuros y para mejorar continuamente las estrategias de gestión de riesgos. Una de las fuentes de información era precisamente lo ocurrido en el pasado. ¡Registra lo que ha sucedido en tu proyecto! Esa información es un activo.

Conclusión

La gestión efectiva de contingencias es un elemento básico de cualquier proyecto. No es en absoluto un tema avanzado. Al anticipar y prepararte para los imprevistos, vas a minimizar los impactos negativos y asegurar que los objetivos del proyecto se alcancen a tiempo y dentro del presupuesto. La clave está siempre en la planificación cuidadosa, el monitoreo continuo y la comunicación transparente. No guardes información, ¡que los riesgos no sean un tabú en tu proyecto!