Gestión de Comunicaciones: El patito feo de los proyectos

Me ha pasado en reiteradas ocasiones donde hay personas que responden de inmediato los correos, pero existen otros que sencillamente si no vas directamente a conversar con ellos en persona, no van a interactuar.

Cerca del 75-90% del tiempo del Project Manager es para comunicar, según algunas fuentes del PMI (ProjectManagement.com - Are Your Communication Habits Good Enough?).

Paradójicamente, creo que la gestión de las comunicaciones es el área de conocimiento menos abordada en la vida real. Y al igual que el cuento de Christian Ansersen, el pequeño patito es en realidad un cisne majestuoso el cual no podemos perder de vista.

Su importancia radica en que permite el alineamiento entre todos los interesados (stakeholders), satisfacer sus necesidades de información y también, entender sobre cómo dirigirse a ellos. ¿Prefieren leer o conversar presencialmente? ¿Qué tipo de lenguaje utilizan? ¿Comprenden los tecnicismos?

Según las mejores prácticas del Project Management Institute (PMI), la gestión de las comunicaciones se encarga de velar porque la información fluya de manera efectiva y oportuna a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

¿Qué es la Gestión de las Comunicaciones?

El PMBOK (Project Management Body of Knowledge) define la gestión de comunicaciones como los procesos necesarios para asegurar que se planifique, recopile, distribuya, almacene, recupere y, en última instancia, disponga de la información del proyecto de manera oportuna y adecuada.

En el entorno particular de los proyectos industriales, donde múltiples disciplinas (ingeniería, construcción, operaciones, entre otras) convergen y colaboran, una gestión eficiente de la comunicación es vital para evitar malentendidos, retrasos, sobrecostos y fallos en la ejecución. Porque los malentendidos afectan muy duramente a nuestros proyectos.

Procesos Clave de la Gestión de las Comunicaciones según el PMI

El PMI divide la gestión de comunicaciones en tres procesos principales:

1. Planificación de las Comunicaciones: Este paso se enfoca en determinar las necesidades de información de cada grupo de interesados. En un proyecto industrial, es clave identificar cómo y cuándo cada equipo, desde los ingenieros hasta los contratistas y las partes interesadas, debe recibir información. Se recomienda crear un Plan de Gestión de Comunicaciones que especifique los canales, la frecuencia, los formatos y las responsabilidades.

2. Gestión de las Comunicaciones: Una vez que se tiene un plan, este proceso asegura la entrega de la información de acuerdo con el plan definido. Aquí, el uso de herramientas como reuniones, reportes periódicos y software de gestión de proyectos industriales es esencial para compartir el estado de avance, riesgos y cambios en el proyecto.

3. Control de las Comunicaciones: En este proceso se supervisa y controla el flujo de comunicaciones a lo largo del proyecto. Es importante evaluar continuamente si la información está llegando a los interesados correctos, si los canales de comunicación son efectivos y si las actualizaciones se están haciendo de manera oportuna. Los stakeholders deben sentirse informados y en control de la evolución del proyecto.

Retos Comunes en la Gestión de Comunicaciones en Proyectos Industriales

Normalmente en proyectos industriales, el conjunto de partes interesadas trabajan en distintas ubicaciones y tendrán diferentes intereses y niveles de conocimiento técnico. Estos retos incluyen:

• Descentralización geográfica: Equipos dispersos pueden dificultar la comunicación en tiempo real, por lo que el uso de tecnologías de videoconferencia, plataformas colaborativas y un plan de comunicación bien estructurado es fundamental. Además, ¿para qué viajar hasta un lugar alejado solamente para una reunión? Hay que evaluar la criticidad y aprovechar los recursos tecnológicos.

• Volumen de información: En proyectos industriales normalmente hay un gran flujo de documentos técnicos, órdenes de cambio, reportes de progreso y otros datos clave. Un sistema adecuado de almacenamiento y gestión documental es necesario para evitar la sobrecarga de información.

• Barreras técnicas: Las diferencias en conocimiento técnico entre los involucrados (por ejemplo, entre ingenieros de campo y gerentes de proyecto) pueden causar malentendidos, por lo que es vital adaptar el lenguaje y los formatos de la información a las necesidades del receptor.

Mejores Prácticas del PMI Aplicadas a Proyectos Industriales

Para garantizar una comunicación eficaz en proyectos industriales, el PMI sugiere seguir las siguientes mejores prácticas:

• Definir claramente a los interesados: Identificar a todas las partes interesadas y sus necesidades específicas de comunicación desde el inicio.

• Usar tecnologías colaborativas: Aprovechar plataformas de gestión de proyectos y comunicación en línea que permiten compartir información de manera centralizada y en tiempo real.

• Frecuencia y transparencia: Mantener una comunicación regular y honesta sobre los avances y los desafíos del proyecto. En los entornos industriales, la transparencia en la gestión de cambios y riesgos es clave.

• Adaptabilidad: Ajustar las estrategias de comunicación a medida que el proyecto evoluciona, ya sea por cambios en los interesados, el alcance o los riesgos del proyecto.

La gestión eficaz de las comunicaciones es un pilar principal en proyectos, donde se evitan malentendidos, sobrecostos, cuestionamientos y retrasos. Para los project managers, desarrollar y mantener un sólido plan de gestión de comunicaciones no solo ayuda a mantener a todos los interesados informados, sino que también forma una parte integral de nuestras responsabilidades. No lo olvidemos.