Gestión de Alcance en Proyectos Brownfield

Nunca se podrá escribir lo suficiente acerca de la imperiosa necesidad de gestionar correctamente el alcance de un proyecto. Por más herramientas que utilicemos, es sumamente fácil caer en la tentación de generar algunas mejoras extra aprovechando la inyección de recursos, o sucumbir ante la amable (o no tan amable) presión de los estratos superiores para realizar modificaciones a nuestro proyecto cuando van en plena marcha.

Esto tiene un especial énfasis en proyectos de mejoras de plantas productivas (brownfield), porque una mejora a una instalación existente tendrá que interactuar correctamente con las áreas que no van a recibir los beneficios de la inversión.

Lo anterior puede dar oportunidad a recibir requerimientos para generar las siguientes mejoras a instalaciones fuera del alcance de nuestro proyecto:

• Pintado y mantenimiento mayor a sectores aledaños, debido a que están muy cerca de nuestras actividades

• Reemplazo de líneas o cableado existente, pero fuera de los límites de nuestra intervención

• Modificación de obras civiles o nivelación de piso, porque el modificar solamente nuestra área de trabajo genera desniveles con el resto del pavimento

• Reemplazo en estructuras de soporte, solamente por tener que modificar la iluminación

• Reemplazo de lineas de piping completas, porque las actuales se encuentran corroídas y no soportan trabajo de soldadura

• Cambio de válvulas que no son capaces de cortar el producto

• Renovación de equipos "cercanos" que impiden la puesta en marcha de la nueva instalación

Si los aspectos documentales ya están maduros, aquí entonces lo que nos faltará es saber cómo gestionar con stakeholders y tratar de educarlos en términos de cuales son los límites del proyecto y por qué no es bueno extraer recursos desde allí para solucionar problemas preexistentes (y arrastrados desde el principio de los tiempos).

Cuando hablamos de la gestión del alcance, nos referimos a el arte de saber definir y controlar lo que está incluido y lo que no está incluido en el proyecto.

Bajo esta mirada, el declarar cuáles cosas serán intervenidas y cuáles no lo serán, constituye el alma intrínseca de esta definición de alcance.

Una vez declarados estos límites, queda después el defenderlos y garantizar que sean respetados durante todo el resto del ciclo de vida del proyecto, evitando así el fenómeno llamado "corrupción del alcance", donde los requisitos cambian constantemente, llevándonos a sobrecostos y retrasos.

O peor aún: los cambios no controlados inyectan nuevos riesgos al proyecto. No debemos subestimar el tamaño de estos cambios. Si uno de ellos, por muy pequeño que sea, no lo podemos cumplir, o genera un problema mayor (por ejemplo, un accidente laboral), tendrán tanto o más peso que todos los otros entregables al momento de intentar traspasar el proyecto a sus propietarios.

Así que, sin mas, revisemos sobre la gestión de alcance, junto con otros elementos que nos permitirán entregar un mayor valor a nuestros clientes.

Sigamos!

Pasos Clave en la Gestión del Alcance

La secuencia de gestión de alcance, en términos más o menos simples, es la siguiente:

1. Definición del Alcance: Crear una declaración clara del alcance que incluya los objetivos, entregables y límites del proyecto. Esto es más sencillo decirlo que hacerlo, porque conforme vamos trazando barreras y generamos reuniones, más aprendemos sobre lo que necesitamos realmente y comienzan a aflorar las zonas grises e interacciones insospechadas. Las ideas etéreas empiezan a tomar formas, así como existirán momentos de inspiración y altos volúmenes de ideas, presentación de alternativas, etc. Este es el mejor momento para dar rienda suelta a nuestra actividad neuronal creativa, estructurar, dar forma y consolidar las ideas. Hacerlo después cuesta bastante dinero y tiempo.

2. Desglose de Requisitos: Detallar los requisitos necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto se traduce en registrar todas las necesidades técnicas, de negocio, de plazos, de operación, etc. y que sean documentadas apropiadamente. Aquí conviene contar con un Work Breakdown Structure (Estructura de Desglose del Trabajo - EDT en español) y proceder a diseccionarlo cuidadosamente con el equipo, en pequeñas partes menores. El límite de este desglose es aquel que permita hacer gestión apropiada del alcance.

¿Que significa esto?

Que todas las partes del WBS se han subdividido a tal punto en que son conocidas, fácilmente identificables y se encuentran libres de generalismos o ambiguedades.

3. Control de Cambios: Todo en esta vida cambia y la incertidumbre es la reina del mañana. Así que necesitamos establecer un proceso para gestionar solicitudes de cambio, asegurando que cualquier modificación se documente y evalúe adecuadamente. Desafortunadamente no podemos decir que si a todo, pero debemos al mismo tiempo ser receptivos y estar atento a las necesidades de nuestros clientes.

Herramientas y técnicas para gestionar el alcance

Existen varias herramientas y técnicas que pueden facilitar la gestión del alcance en proyectos brownfield. Echemos un vistazo a algunas:

• El Work Breakdown Structure (WBS): Como mencioné recientemente, esta maravillosa herramienta puede tener diversas formas o versiones, tales como un listado o tablas, pero la que a mi más me ha servido es Su Majestad el Diagrama Jerárquico, donde de un solo vistazo pueden apreciarse todos los componentes del proyecto. Cada componente del WBS constituye un "paquete de trabajo" el cual genera un entregable definido, normalmente asociado a un presupuesto también definido.

• El Requirements Traceabiliy Matrix (RTM): Es una matriz que concentra todos los requerimientos al proyecto, los prioriza y asocia un paquete de trabajo del WBS. Asi evitamos dejar requerimientos sin que estén vinculados a algún entregable definido. Podremos igualmente detectar nuevos requerimientos, así como aquellos que ya no apliquen para lo que deseamos conseguir.

• Software de Gestión de Proyectos: Herramientas como Asana o Microsoft Project permiten documentar el alcance, realizar seguimientos y gestionar cambios en tiempo real.

• Diagramas de Flujo: Utiliza diagramas para visualizar procesos y flujos de trabajo puede ayudar a identificar interacciones entre sistemas existentes y nuevos.

• Reuniones de Revisión: Programar reuniones periódicas con todas las partes interesadas para revisar el progreso y ajustar el alcance según sea necesario. Las interacciones humanas siempre serán el componente básico de la gestión de proyectos.

Algunos riesgos específicos relacionados

Si entendemos esta necesidad de dar límites a nuestro trabajo en proyectos brownfield y la complejidad de trabajar con instalaciones existentes y que normalmente no pueden detenerse, se agrega de inmediato un factor de riesgos importante por considerar, porque pueden aparecer las siguientes fuentes de problemas:

• Suponer: El sistema, o algunas de sus partes, no funcionaba o se encontraba degradado desde antes y posteriormente a la modificación, se comenzará a culpar de inmediato al proyecto. Y no suele reconocerse que el problema es antiguo. Más allá de las responsabilidades, esta situación pondrá en peligro a los entregables al no poder poner en marcha las nuevas instalaciones.

• Falta de información: No existe documentación actualizada de los sistemas por intervenir.

• Obsolescencia: El sistema es antiguo y no puede integrarse directamente con nuevas tecnologías. O bien, necesitas adquirir tecnologías que hagan de "puente" entre la solución y el sistema en operación.

• Impacto en el negocio: El detener la producción afecta directamente a la empresa, logística, clientes, etc. Estos tiempos de detención necesitan reducirse al mínimo.

• Aplicación de normativa: Los nutridos cuerpos normativos que existen hoy en día a nivel nacional e internacional son numerosos, por lo que el cometer el pecado de incumplirlos es algo relativamente fácil de incurrir. O aparece algún erudito a mitad de camino, y que comienza a refutar las decisiones tomadas para planificar el proyecto.

La correcta gestión del alcance no solo ayuda a mantener el proyecto dentro de sus límites originales, sino que también contribuye a mejorar la eficiencia operativa y a alcanzar los objetivos empresariales establecidos.

Planifica y resguarda los límites del alcance.

De esto dependerá que tu proyecto sea exitoso.

Referencias

https://asana.com/es/resources/scope-management-plan

https://es.linkedin.com/pulse/proyectos-brownfield-desaf%C3%ADos-y-recomendaciones-nicolas-diaz-pavez-cv66e

https://comisionamiento.wordpress.com/2015/02/23/proyectos-greenfield-o-brownfield/

https://www.rockwellautomation.com/es-mx/capabilities/consulting-integration-services/project-management.html

https://blog.toyota-forklifts.es/7-claves-implementar-proyecto-automatizacion-exito

https://es.linkedin.com/pulse/gerencia-de-proyectos-expansionrevamps-o-brownfields-pulido-p-eng-

https://www.3dfindit.com/es/engiclopedia/que-es-el-campo-verde-y-que-es-el-campo-marron-en-la-planificacion