Evaluaciones y Elaboración de una Comparación Técnica en Licitaciones

Me atrevería a decir que una gran parte de los proyectos industriales requiere realizar compras técnicas de un costo relativamente elevado. Y dependiendo del umbral permitido por la organización, forzosamente deberemos que atravesar por un proceso de licitación.

Si bien puede parecer engorrosa, una licitación es simplemente un proceso técnico-comercial que pretende buscar al mejor proveedor y al precio más competitivo.

Las licitaciones llevadas a cabo de forma sana - y por qué no decirlo, justa y bien intencionada- generan libre competencia, creándose excelentes oportunidades tanto para los clientes como para los proveedores. Entonces, cada vez que salimos al mercado para realizar una compra técnica, necesitamos ser sumamente específicos y tratar de no dejar nada a la imaginación ni espacio para suposiciones, los que son una fuente ideal para inyectar desagradables riesgos.

Idealmente, en la etapa de estudio de ingeniería ya podremos contar con la suficiente información para determinar el contrato más apropiado según el nivel de incertidumbre (te dejo el enlace sobre (1) Modelos de contratos y proyectos: Más claro, imposible | LinkedIn) y con esto minimizar los riesgos de recibir ofertas que no consigan dar solución a nuestra necesidad.

¿Qué es una Evaluación Técnica?

Sabiendo esto, entonces podemos afirmar que,

Una evaluación técnica es un proceso sistemático que permite analizar y calificar las propuestas presentadas en un proceso de licitación. Y hablo de calificar objetivamente desde la razón.

Su objetivo principal es determinar la capacidad técnica de los oferentes para cumplir con los requisitos establecidos en las bases de licitación. Este análisis se enfoca en aspectos que consideremos importantes, como por ejemplo, la metodología de trabajo, la experiencia del equipo y la coherencia entre las actividades propuestas y los objetivos del proyecto.

Cómo Hacer una Comparación Técnica

Para elaborar un parecer técnico, necesitamos seguir algunos pasos:

1. Definir correctamente el alcance en las Bases de Licitación: Y como mencioné hace poco, definir no es suponer o dejar a libre arbitrio. Si hay incertidumbre, dejar claro que no se cuenta con la suficiente información y que el servicio requiere pasar por un proceso exploratorio. Si existen normas preestablecidas, mencionarlas y compartirlas adecuadamente, organizadas de forma sencilla y declarada de forma explícita dentro de las bases de licitación. Aquí recomiendo siempre brindar contexto de la necesidad, porque esto arroja luz sobre lo que realmente se está buscando. Digamos que necesitamos adquirir una planta de ósmosis para purificar agua. Todo muy bien, pero, ¿para qué tipo de agua? ¿el suministro es desde un pozo o es agua pre tratada? ¿se busca una calidad final de alta pureza o puede contener algún grado de conductividad? ¿es para alimentos o para proceso? Y un larguísimo etcétera.

2. Revisión de Documentos: Examinar los documentos presentados por los oferentes. Actualmente, la Inteligencia Artificial es buena para analizar rápidamente elevados volúmenes de documentos y sintetizar, porque en ocasiones a los proveedores les parece acertado el enviar documentación adicional, tales como una descripción de la empresa, casos de éxito o el plan general de calidad. Lógicamente siempre debe existir una revisión humana, pero dará una sólida guía para encontrar puntos débiles dentro de las ofertas. Aquí lo importante es saber separar la paja del trigo, poniendo énfasis en la información que realmente hemos pedido, y no caer en el sesgo de que el volumen es igual a calidad. O al menos, que se va a solucionar nuestra necesidad.

3. Criterios de Evaluación: Definir criterios claros basados en la metodología, experiencia previa, y recursos propuestos. Lo veremos un poco más adelante.

4. Análisis Comparativo: Comparar las ofertas técnicas en función de los criterios establecidos, evaluando su viabilidad y pertinencia. Generar una ponderación por cada item, para no castigar excesivamente aspectos que no son tan relevantes, o bien, pasar por alto elementos que son vitales. Esta ponderación idealmente debería ser compartida al momento de licitar, para que los oferentes sepan cómo serán evaluados.

5. Redacción del Informe: Elaborar un informe que sintetice los hallazgos, destacando las fortalezas y debilidades de cada propuesta. Puede ser una tabla que posea las puntuaciones obtenidas, comentarios y referencias a documentos.

¿Cómo lograr una comparación objetiva de las Ofertas Técnico-Económicas?

Confrontando entonces toda esta información y calificándola bajo criterios preestablecidos, nos queda una tabla similar a la del siguiente ejemplo:

En pocas palabras, necesitamos poner atención a los puntos claves de nuestra solicitud y ponderarlos para obtener calificaciones de cada una de estas propuestas.

Es bueno poner una nota mínima de aprobación, la cual hará clasificar a las ofertas que efectivamente cumplen con el mínimo esperado, para poder pasar el Parecer Técnico a la etapa de negociación comercial. Esta segunda etapa es preferible que sea liderada por personas del área de compras y que no hayan participado dentro del proceso técnico. Con esto se evitan sesgos.

Y viceversa, los evaluadores técnicos no deberían ver las propuestas comerciales, para evitar sesgos que desvíen los criterios de inspección y evaluación.

Otros Aspectos Clave por Considerar

También conviene tener en mente estos aspectos al revisar ofertas:

• Gestión de riesgos: Si se han incluido contingencias apropiadas dentro de las ofertas. Algunas veces esta información no está explícita en la documentación.

• Datos de contacto de varios representantes. He tenido la desagradable experiencia de haber adquirido servicios de empresas donde el único contacto era el representante - muy carismático - pero que al abandonar su empleo te das cuenta que solo ese nexo era lo que sostenía la relación comercial. Siempre trata de tener contacto con dos o más personas.

• Calidad de la documentación: Documentos claros e información concisa dicen mucho. Algunas veces se "infla" o aumenta el volumen de la documentación para aparentar seriedad, a través de folletos, casos de éxito y un sinnúmero de elementos que no aporta en la solución pedida.

• Experiencia previa con el proveedor o la marca. No siempre un diablo conocido es mejor que un ángel por conocer. Pero si ya conoces a un ángel, significa un riesgo menos contra el cual lidiar.

• Interés. Puede parecer obvio, pero el interés demostrado es un intangible que dice mucho sobre el comportamiento futuro

Como pudimos leer, entre muchas ofertas y alternativas se puede establecer una metodología razonablemente estándar para poder analizar lo que el mercado nos ofrece. Teniendo esto en cuenta, tus proyectos gozarán de buena salud y todos podrán beneficiarse de estas importantes decisiones de compras respaldadas por datos.

Éxito en tus adquisiciones!

Referencias

Manual de licitaciones públicas