Cuando tu gran proyecto termina siendo un gran problema: El Elefante Blanco.

Muchas veces se menciona que el éxito de un proyecto se mide en términos de su triple restricción: costos, plazo y alcance. Y entremedio, su calidad. La visión clásica del Project Management ponía especial foco en el cumplimiento de estas restricciones, desde un punto de vista más o menos estrecho.

Y si bien este enfoque se orienta al éxito en la gestión del proyecto, no quiere decir que al terminarlo podremos destapar la champaña. En lo absoluto.

Porque a pesar de nuestros enormes esfuerzos, seguimiento riguroso y cumplimiento de compromisos, podríamos haber generado un enorme y hermoso Elefante Blanco.

¿Que significa esta expresión?

El término "elefante blanco" se refiere a un proyecto o posesión que tiene un alto costo de mantenimiento o construcción, pero que resulta ser inútil o poco rentable, sin proporcionar los beneficios esperados.

En el contexto de proyectos, se utiliza para describir aquellas inversiones que, aunque inicialmente parecen prometedoras o impresionantes, terminan siendo un desperdicio de recursos.

¿Cual es su origen?

La sabiduría popular atribuye el origen del término a una antigua tradición en el sudeste asiático, particularmente en Tailandia y Birmania. Los elefantes blancos eran considerados sagrados y simbolizaban poder, prosperidad y divinidad. Debido a su estatus especial, estos elefantes no podían ser utilizados para trabajos o tareas ordinarias como los elefantes comunes, y debían ser tratados con gran reverencia y cuidado.

Los monarcas de la época a veces regalaban un elefante blanco a aquellos cortesanos o nobles que les desagradaban. A primera vista, parecía un honor recibirlo, pero en realidad era una carga enorme, ya que el receptor tenía que destinar grandes sumas de dinero para mantener al elefante en condiciones sagradas, sin obtener ningún beneficio práctico a cambio. Esto, eventualmente, podía arruinar financieramente a la persona.

Con el tiempo, la expresión evolucionó para referirse a cualquier posesión o proyecto que, aunque costoso de mantener, no resulta útil o no genera un retorno de inversión adecuado.

Y como es de sospechar, también existe el fenómeno del síndrome de Estocolmo con el entregable, al no admitir el error y tratar de mantener en el tiempo el voluminoso elefante.

¿Cómo evitamos esta situación?

Evitar la creación de un "elefante blanco" en proyectos implica que debe respaldarse con un business case robusto, una planificación rigurosa, una gestión cuidadosa y una evaluación constante del valor que el proyecto aporta.

Algunas ideas para prevenir esta elefantiasis son las siguientes:

1. Definir claramente los objetivos y el valor esperado

• Es fundamental que, desde el inicio, el proyecto tenga objetivos bien definidos y alcance claro. ¿Qué se espera lograr y por qué es importante para la organización o el cliente? ¿Sabe el sponsor lo que quiere o necesita, o cree que sabe?

• Debe haber una justificación sólida para el proyecto que demuestre cómo los beneficios esperados superarán los costos. Y no solamente arreglos financieros con proyecciones soportadas sobre mondadientes.

• Asegurarse de que el proyecto esté alineado con los objetivos estratégicos de la organización, de manera que aporte valor en lugar de convertirse en un gasto innecesario.

2. Análisis de viabilidad y retorno de la inversión (ROI)

• Realizar un análisis de viabilidad exhaustivo que contemple no solo los costos de construcción o implementación, sino también los costos de operación, mantenimiento y actualización a largo plazo. El Total Cost of Ownership (TCO)

• Calcular el retorno de la inversión (ROI) estimado y comparar diferentes opciones para asegurarse de que los recursos se estén asignando a un proyecto que tenga potencial de éxito.

• Incluir escenarios pesimistas y optimistas para tener una visión más clara de los posibles riesgos.

3. Gestión de riesgos

• Un proyecto puede convertirse en un "elefante blanco" debido a riesgos mal gestionados. Implementar una gestión de riesgos sólida, identificando posibles amenazas que podrían incrementar los costos o reducir el valor del proyecto.

• Desarrollar planes de mitigación de riesgos y monitorear continuamente la evolución de los riesgos.

4. Control de cambios y alcance

• Una causa común de "elefantes blancos" en proyectos es el crecimiento no controlado del alcance (conocido como "scope creep"). A medida que los stakeholders solicitan cambios o adiciones (y el PM dice que si a todo) el proyecto se vuelve más complejo y costoso, lo que hará que se desvíe de su objetivo principal.

• Implementar un control riguroso de cambios y evaluar cada solicitud en función de su impacto en el presupuesto, el cronograma y el valor final del proyecto.

5. Eficiencia en la asignación de recursos

• Los recursos, tanto humanos como financieros, deben ser asignados de manera eficiente y racional. Invertir en exceso o gastar en áreas no críticas puede aumentar los costos innecesariamente.

• Evaluar continuamente si los recursos están siendo utilizados de la mejor manera y hacer ajustes cuando sea necesario.

6. Comunicación efectiva con stakeholders

• Mantener una comunicación constante y efectiva con los stakeholders. Esto permite ajustar las expectativas a tiempo y evita que se creen requisitos no realistas que puedan inflar los costos sin aportar beneficios claros.

• Asegurar que todos los involucrados entiendan el valor y propósito del proyecto para prevenir malentendidos que lleven a decisiones costosas.

7. Fase de pruebas y pilotos

• Antes de lanzar un proyecto de gran escala, puede ser útil realizar un proyecto piloto o fase de pruebas. Esto ayuda a identificar problemas o áreas de mejora sin comprometer grandes cantidades de recursos.

• Esta práctica puede evitar que se siga invirtiendo en un proyecto que tiene poco potencial o que debe ser rediseñado.

8. Revisión periódica y evaluación del progreso

• Realizar evaluaciones regulares del progreso para asegurarse de que el proyecto sigue siendo rentable y está encaminado a cumplir sus objetivos.

• Si el proyecto comienza a desviarse o los costos empiezan a superar los beneficios potenciales, es crucial considerar la posibilidad de detenerlo o ajustar su alcance antes de que se convierta en una pérdida mayor.

El concepto es claro, el evitar la creación de un "elefante blanco" en proyectos descansa en la planificación estratégica, la evaluación continua del valor, y una gestión del proyecto eficiente.

Implementar buenas prácticas de gestión, como las mencionadas, ayuda a prevenir que los proyectos se conviertan en inversiones inútiles y garanticen que los recursos se utilicen de manera eficaz y con un propósito claro.