Creación de una carta Gantt: mucho más que barras en un papel.

Recuerdo cuando tuve que hacer mi primera carta Gantt y presentarla a mi profesor guía durante mi trabajo de título. A decir verdad, no tenía idea de cómo se hacía una, así que miré un par de tutoriales, inventé algunas actividades en Excel, las ordené y listo! Quedó muy bonita 😃.

Ha transcurrido algún tiempo ya desde ese momento y, en retrospectiva, he podido aprender mejor sobre ellas.

El cronograma, como herramienta de planificación, posee un enorme valor intrínseco, ya que además sirve para control de proyectos y comunicación, todo en uno. Entrelaza el recurso más valioso - el tiempo - junto con los recursos humanos, materiales y financieros, distribuyéndolos a lo largo del calendario. Este hecho es importante, ya que, por ejemplo, la estacionalidad de alguna materia prima puede variar o escasear en algunas épocas del año.

Para construir una carta Gantt, se necesita conocer la cantidad total de actividades que componen el proyecto y su duración, dándoles un orden lógico (secuenciación). Para estimar la duración existen varias fuentes de información, tales como benchmarking, datos de proyectos anteriores, cuantificación paramétrica y juicio experto. Y para determinar la cantidad de actividades, se requiere identificar primero todos los entregables del proyecto. Para ello, será conveniente tener desglosado el trabajo en un Work Breakdown Structure (WBS), y para tener el WBS, se debe primero haber consolidado el alcance del proyecto. Lo cual puede llegar a realizarse después de haber entrevistado (exhaustivamente) a los interesados y al patrocinador, generando una Matriz de Requerimientos. Como se aprecia, el cronograma es fruto de un conjunto de actividades primarias de planificación y comunicación.

La funcionalidad de esta herramienta varía según su propósito y etapa del proyecto en el cual es creada, existiendo entonces algunas clasificaciones que es conveniente conocer.

Según la AACEI

La AACEI (Asociación Americana de Ingenieros de Costos y Control de Proyectos), en su Recommended Practice 27R-03 “Schedule Classification System” establece una separación entre Clases y Niveles, teniendo su génesis en el grado de detalle y la audiencia al cual está dirigido el cronograma.

Clases: Están asociadas al grado de definición del proyecto en sus diferentes etapas, iniciando con la clase 5 (menor grado de definición) hasta la clase 1 (máxima definición del proyecto). Tiene estrecha relación con RP 18R-97: “Cost Estimate Classification System”.

Niveles: Definidos en la 37R‐06: “Schedule Levels of Detail – As applied in Engineering, Procurement and Construction”, se ordenan desde el número 1 (menor grado de detalle) al 5 (mayor grado de detalle), comenzando así desde una barra simple, pasando por mencionar solamente los hitos, el Critical Path Method, hasta llegar a la construcción detallada de las próximas 3 semanas.

Según el PMI

El Practice Standard Schedule Third Edition también utiliza el concepto de niveles, considerando el siguiente orden:

Level 0 - Project summary: Barra única para comunicación al management.

Level 1 - Executive Summary: Incorpora hitos clave.

Level 2 - Management summary: Para comunicar integración del trabajo entre participantes.

Level 3 - Publication schedule: Para comunicar la ejecución de trabajos entre contratistas.

Level 4 - Execution planning: Para comunicar la evolución de trabajos a nivel de entregables.

Level 5 - Detailed planning: Orientado al desarrollo de tareas.

Como hemos podido leer en estas líneas, la construcción, mantenimiento y utilización de cronogramas es un vasto mundo por explorar. Ciertamente, si queremos mejorar como Project Managers, necesitamos conocer estos conceptos e intentar aplicarlos en nuestras labores diarias.