Corrupción del Alcance, el temible lobo disfrazado de oveja en los proyectos.

¿Te ha tocado oir la frase “con los fondos restantes que quedan del proyecto podríamos aprovechar de hacer…”?

Uno de los grandes desafíos para el PM y su equipo es evitar caer en la tentación de la Corrupción del Alcance (Scope Creep) y todos sus males enmascarados como beneficios. Y es que este fenómeno ocurre cuando se añaden características, funcionalidades o requisitos adicionales a un proyecto que no están alineados con su objetivo principal, pero que se disfrazan como necesidades esenciales. El PMBOK 7° edición lo define como “... cuando se aceptan alcance o requisitos adicionales sin ajustar el cronograma, presupuesto o necesidades de recursos correspondientes” (PMBOK 7° ed 2.6.2.3).

Y es que el caer en esta práctica puede resultar en un aumento de costos, retrasos en la entrega y, en última instancia, derivar en la insatisfacción del cliente.

¿Estoy exagerando? Pues pongámonos en el siguiente hipotético: estás realizando algunas mejoras a una instalación, y digamos que, ya en el último cuarto de tu proyecto, todo va de maravilla. Los riesgos estimados finalmente no se activaron, estás en condiciones de devolver a la organización los recursos para esas contingencias y ya te queda por traspasar los últimos entregables antes de iniciar la etapa de cierre. Un proyecto perfecto y otro caso de éxito más para tu experiencia como PM.

Pero el Patrocinador, o un Interesado con poder, al ver esa disponibilidad de recursos y su atractiva magnitud te propone hacer unas compras menores, nada importante - todo muy simple -, que darán aún mayores funcionalidades a tu (su) proyecto. ¿Le aceptas esta propuesta?

En términos generales, el PM necesita ante todo, evaluar. No existen respuestas inmediatas salidas desde las entrañas. Pero se debe analizar la situación, registrar la solicitud y preparar los documentos correspondientes, al menos para revisar los escenarios. Porque una compra, instalación o cualquier adicional termina convirtiéndose en un entregable. Y este entregable encarecerá costos, plazos y añadirá más riesgos, de forma total e ineludible. La proporción de estos cambios y su alineamiento con los objetivos es lo que al final hará decidir si se acepta o no.

¿Cómo logramos detectar si nos encontramos frente al Scope Creep? Revisemos lo siguiente:

• Características Superfluas: Los cambios pedidos difícilmente aportan valor real al producto final y tienen más aspecto de gustos personales.

• Requisitos no Documentados: Incorporar requisitos que no han sido debidamente especificados o acordados en la fase de planificación. Probablemente, porque la planificación no fue lo suficientemente sólida.

• Cambios Constantes: La falta de un proceso de gestión de cambios efectivo puede conducir a cambios continuos en el alcance del proyecto sin una evaluación adecuada de su impacto. Lo mejor es tener las reglas claras desde el principio del proyecto.

• Presión de las Partes Interesadas: Las demandas de partes interesadas pueden impulsar la inclusión de elementos de manera apresurada, no siendo esenciales en el proyecto y sea por las razones que fueren.

Algunos tips para evitar dar espacio a este peligroso fenómeno:

• Definir Claramente el Alcance: Es fundamental establecer objetivos claros desde el principio y documentar exhaustivamente los requisitos del proyecto para evitar ambigüedades.

• Gestión de Cambios Rigurosa: Establecer un proceso formal para gestionar y evaluar cualquier cambio propuesto en el alcance del proyecto, asegurándose de que cada cambio se justifique adecuadamente y se apruebe por las partes relevantes.

• Comunicación Efectiva: Fomentar una comunicación abierta y transparente entre todas las partes interesadas para garantizar que todos estén alineados con los objetivos del proyecto y comprendan los impactos de cualquier cambio en el alcance.

• Enfoque en el Valor: Priorizar características y requisitos que agreguen valor real al producto final.

Conclusión:

La corrupción del alcance puede tener consecuencias graves en la ejecución y el éxito de un proyecto. Si bien muchas de las propuestas de mejora tardías son en el bien intencionado de optimizar el resultado por el mismo precio, es el PM quien necesita saber comunicar, aterrizar las expectativas y exponer convincentemente sobre los peligros que acarrea el alterar el plan original. Entonces, al adoptar prácticas de gestión de proyectos sólidas, como la definición clara del alcance, una gestión de cambios rigurosa y una comunicación efectiva, los equipos pueden evitar caer en la trampa del Scope Creep y centrarse en cumplir con los objetivos establecidos de manera eficiente y efectiva.