Control de Horas como Project Manager: Técnicas y Buenas Prácticas

Seré honesto.

El registrar horas a diario es un fastidio.

Ya, lo dije.

Pero igualmente es necesario.

El control de horas en los proyectos, donde las horas personales como PM también deben registrarse, no solo asegura que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto, sino que también permite cumplir con los plazos establecidos.

Es una actividad monótona, cuesta hacer análisis forense con el correr de los dias y si no estuviste registrando con devoción en qué empleaste el tiempo, se comienzan a fabricar cargos de horas según lo que nos sugiere nuestra ya saturada memoria. ¿Fue ahora o la semana pasada?...

Y a pesar de que esta actividad no es mi amiga, quiero compartir algunas técnicas de registro, planificación y contraste de horas reales versus planificadas que he encontrado útiles en mi experiencia.

Registro de Horas

El primer paso para un buen control de horas es inevitablemente el registro preciso del tiempo trabajado. Aquí hay algunas herramientas y métodos que te podrían servir:

1. Paciencia.

2. Más paciencia.

3. Hojas de Tiempo Digitales: Herramientas como Toggl o Harvest para registrar el tiempo de mi equipo y el mío. Estas herramientas permiten un seguimiento detallado y fácil de usar, con la posibilidad de generar informes semanales o mensuales. Microsoft Viva también ayuda a hacer seguimiento de tiempo en reuniones.

4. Aplicaciones de Gestión de Proyectos: Plataformas como Jira, Trello o Asana no solo ayudan en la organización de tareas, sino que también permiten registrar el tiempo dedicado a cada tarea. Integrar el registro de horas directamente en la gestión de tareas facilita la correlación entre actividades y tiempo invertido.

5. Reuniones de Seguimiento Semanales: Realizo reuniones breves con mi equipo cada semana para revisar el tiempo registrado y asegurarme de que todo está alineado. Estas reuniones también nos permiten identificar y solucionar problemas de inmediato.

Planificación de Horas

Una buena planificación es claramente la base del éxito de cualquier proyecto. Como he dicho en mis otras publicaciones, esta planificación no es Estas son algunas de mis prácticas para una planificación efectiva:

1. Desglose de Tareas: Divido el proyecto en tareas y subtareas manejables. Cada tarea tiene una estimación de tiempo basada en la experiencia y en datos históricos de proyectos similares.

2. Contingencia de Tiempo: Siempre incluyo una contingencia (buffer) de tiempo en mis estimaciones para imprevistos. Este margen de seguridad ayuda a manejar las variaciones y evita retrasos significativos.

3. Herramientas de Planificación: Uso Microsoft Project o Smartsheet para planificar y visualizar el cronograma del proyecto. En el caso de Project, se pueden alojar horas hombre como un recurso, el cual mide el consumo en función del tiempo.

Contraste de Horas Reales vs. Planificadas

Finalmente, es importante el saber comparar horas reales trabajadas con las planificadas, para evaluar el rendimiento y mejorar continuamente nuestras estimaciones. Porque la idea es no repetir (de igual forma) errores pasados. Aquí están algunas estrategias que sugiero:

1. Análisis de Variaciones: Regularmente comparo las horas reales registradas con las planificadas para identificar desviaciones. Analizo las causas de estas variaciones para entender mejor los factores que afectan la precisión de las estimaciones.

2. Reuniones de Revisión: Al final de cada fase del proyecto, realizo una revisión con el equipo para discutir las diferencias entre las horas planificadas y las reales. Estas discusiones son valiosas para ajustar nuestras estimaciones futuras y mejorar la precisión.

3. Documentación y Lecciones Aprendidas: Mantengo un registro detallado de las horas planificadas y reales, junto con las razones de cualquier desviación. Este historial es una herramienta invaluable para la planificación de futuros proyectos y para compartir conocimientos dentro del equipo.

Controlar las horas en un proyecto puede ser aburrido, pero con las herramientas adecuadas y un enfoque disciplinado es posible gestionar el tiempo de manera efectiva, porque a tu proyecto le hace bien.