Compras Técnicas en Proyectos: Bueno, Bonito,... pero quizá no tan barato.

Teniendo siempre presente que nuestros proyectos buscan solucionar un problema, generar cambio y mejorar el estado existente hacia un futuro en visión, llega el momento en el que invariablemente debemos meter la mano al bolsillo y adquirir bienes o servicios de carácter técnico.

Las adquisiciones aquí deben ser realizadas con un cuidado único, puesto que aquello que obtengamos va a decidir si nuestra instalación será un éxito o un fracaso.

Estas compras poseen la característica de priorizar la calidad y nivel de satisfacción técnica del equipo o servicio, en contraste de su costo.

¿Y por qué sucede esto? Pues bueno, una mínima incompatibilidad de un material/equipo puede generar males tan catastróficos y diversos como un alimento contaminado, una reacción química al interior de un estanque, incapacidad de comunicarse con sistemas de control existentes, indisponibilidad de repuestos en un par de años. etc. Incluso algo tan simple como un equipo que no cabe en un espacio determinado puede ser fatal 😄.

Para evitar estas situaciones tan indeseables, comparto unas pocas prácticas al respecto. Echemos un vistazo:

1. Comprender las Necesidades Técnicas: Antes de realizar cualquier compra, se DEBE SIEMPRE comprender completamente las necesidades técnicas del proyecto, significando que tales necesidades irán registradas en documentos de ingeniería, verificado por entes técnicos y validados por el cliente. Esto implica trabajar en estrecha colaboración con los especialistas para identificar los requisitos exactos de los productos o servicios necesarios. Cuanto más claro sea este entendimiento, más precisa será la selección de los proveedores y los productos.

2. Investigación Exhaustiva del Proveedor: No todas las empresas proveedoras son iguales, así que elegir el proveedor adecuado puede marcar una gran diferencia. Necesitamos entonces realizar una investigación exhaustiva sobre los proveedores potenciales y conocer algo de su historia, su conducta financiera, capacidad de respuesta, entre otros. ¿Tienen reclamos en Google? Pues vaya, veamos qué opina el público.

3. Evaluar Costos a Largo Plazo: Hay que saber resistir la tentación de optar por la opción más económica inicial, evaluando los costos a largo plazo. Esto incluye considerar el costo total de propiedad (total cost of ownership TCO), que abarca no solo el precio inicial del producto o servicio, sino también los costos de mantenimiento, reparación y operación a lo largo de su vida útil. A veces, una inversión inicial un poco más alta puede traducirse en ahorros significativos a largo plazo. No todo lo que brilla es oro.

4. Priorizar la Calidad y la Confiabilidad: Muy de la mano con el punto 1, en compras técnicas, la calidad y la confiabilidad son aspectos críticos. Es importante priorizar proveedores y productos que ofrezcan la más alta calidad y fiabilidad posible. Esto reduce el riesgo de fallas y retrasos en el proyecto, garantizando que se cumplan los estándares de rendimiento requeridos.

5. Negociación de Contratos Claros: Antes de finalizar cualquier compra, es fundamental negociar contratos claros y detallados con los proveedores. Quizás sea un punto obvio, pero cuando las cosas no andan bien y el proveedor se ve en problemas, va a objetar hasta la posición de la coma dentro del contrato. Estos contratos tienen que especificar claramente los términos y condiciones, incluidos los precios, plazos de entrega, garantías, responsabilidades y cualquier otro aspecto relevante. La claridad en los contratos ayuda a evitar malentendidos y conflictos en el futuro. Incluso la cantidad de reuniones por sostener durante el período de suministro.

Como pudimos leer, las compras técnicas desempeñan un papel crucial en el éxito del proyecto. Siguiendo éstas u otras buenas prácticas, vas a maximizar las posibilidades de obtener los productos y servicios adecuados, dentro del presupuesto y el cronograma establecidos. Y por qué no decirlo, la felicidad de tu cliente, tu equipo y tu proyecto!! 🔥🔥🔥🔥