Compliance en Proyectos: Ética y Aspectos Legales para Project Managers

¿Sabías que en algunas organizaciones el recibir regalos por parte de un proveedor está terminantemente prohibido? Quizás pueda existir un umbral de precios, digamos unos 10 dólares, pero en otras partes no se puede aceptar ni siquiera un lápiz.

El recibir regalos puede influir en las decisiones de las personas, por lo que lo ideal es no aceptar ninguna clase de dádiva que ponga en tela de juicio nuestra imparcialidad y transparencia. O si es permitido, conocer cuál es el límite aceptable por la organización.

Como Project Managers, vamos a estar en permanente contacto con proveedores, procesos de licitaciones y por sobre todo, se nos confía una importante cantidad de recursos que queda a nuestra disposición y criterio. Por ello, necesitamos comprender y practicar los aspectos relacionados con el cumplimiento normativo, la ética y las implicaciones legales que correspondan.

¿Qué es Compliance?

Este término (compliance = cumplimiento) se refiere al conjunto de procedimientos y prácticas que aseguran que una organización actúe conforme a las leyes, regulaciones y estándares éticos. Incluye normativas fiscales, laborales, medioambientales y de protección de datos, entre otras.

Un programa de compliance además de proteger a la empresa de sanciones legales, también busca fomentar una cultura organizacional de integridad y responsabilidad entre los miembros de una organización.

Importancia del Compliance en Proyectos

1. Protección Legal: Los programas de compliance ayudan a las organizaciones a evitar sanciones y multas al garantizar que se cumplan todas las normativas pertinentes.

2. Reputación: Este es un punto altamente sensible. Cumplir con las normativas y actuar éticamente construye confianza entre clientes, proveedores e interesados. La reputación de una empresa hoy en día es un diferenciador clave en un mercado competitivo, donde todo es digitalizado y las noticias vuelan. Y no hablemos solamente de la organización; nuestro nombre también está en juego.

3. Prevención de Riesgos: El compliance permite identificar y mitigar riesgos financieros y operacionales a través de controles internos (doble autorización) y auditorías (realizadas por terceros). Esto ayuda a detectar problemas antes de que se conviertan en amenazas significativas. Recordemos el caso Enron a principios de la década del 2000. Si bien fue un caso de fraude, la cultura interna altamente contaminada creó uno de los escándalos más bullados sobre este tema.

4. Mejora de la Eficiencia Operativa: Implementar políticas claras sobre cumplimiento normativo contribuye a una operación más eficiente, lo que puede traducirse en ahorros significativos para la organización. Esto puede palparse a través de una ejecución correcta de los procesos comerciales, generando una situación de ganar-ganar tanto para el proyecto como para quienes se involucran como proveedores.

Aspectos Legales Clave para Project Managers

Los Project Managers requerimos estar alerta sobre este tema, donde necesitamos tener:

• Conocimiento de Normativas: Las leyes aplicables al sector específico del proyecto, así como las regulaciones internas de la organización.

• Desarrollo de Políticas Internas: Si las políticas no existen, entonces los Project Managers somos los que necesitamos colaborar e impulsar la creación e implementación de políticas que regulen la conducta dentro del equipo del proyecto.

• Capacitación Continua: La capacitación sobre compliance debe ser parte integral del desarrollo profesional del Project Manager. Esto incluye comprender cómo aplicar principios éticos en situaciones prácticas. Si bien en la teoría puede ser sencillo el actuar, muchas veces en la vida real las situaciones están coloreadas de todas las tonalidades de grises existentes.

• Evaluación de Riesgos: Realizar evaluaciones periódicas para identificar áreas vulnerables dentro del proyecto es esencial para generar prevención. También es bueno hacer benchmarking e imitar las buenas prácticas adoptadas desde otras partes.

Ética en el Compliance

Ceñirnos al cumplimiento no se trata exclusivamente de acatar la ley; la idea fundamental es actuar con integridad y justicia en todo momento, construyendo una cultura que descanse en valores básicos.

Algunos Elementos para Fomentar la Ética

Como requerimos regular el actuar humano, lo cual no es tarea sencilla, podemos echar mano a estos tres elementos para trazar límites y asentar las bases que necesitamos:

• Código de Ética: Si está escrito, es mucho más claro y aterrizado. Establecer un código que defina los valores y principios éticos de la organización es fundamental.

• Liderazgo Ético: Y qué mejor que dar el ejemplo. Los líderes deben ser modelos a seguir, promoviendo constantemente una cultura de transparencia y responsabilidad. De otra forma, las cosas no van a salir bien.

• Canales de Denuncia: Contar con mecanismos confidenciales para reportar infracciones, permitiendo abordar problemas antes de que escalen.

Como pudimos leer, el compliance no se limita a concentrar requisitos legales; es una herramienta estratégica que transforma la forma en que los Project Managers gestionamos nuestros proyectos.

Y seremos puestos a prueba en más de una ocasión.

Referencias:

BBC Mundo | Corrupción: casos emblemáticos

¿Qué es Compliance y Por Qué es Importante Para tu Empresa?

La ética y su cumplimiento: El mejor activo de una empresa