Change Management, Configuration Management y Control de Versiones en Proyectos

Recuerdo perfectamente la cantidad de versiones y ajustes que entre mi profesor guía y yo generábamos a mi tesis. Y claro, la creación de esta clase de documentos es un proceso exploratorio, de ensayo y error, de ajuste constante de objetivos. Cada una de estas intervenciones generaba modificaciones y si no existía un mínimo de orden con todos estos archivos, ¡podrías terminar rehaciendo temas ya superados!

Y de hecho, creo que me pasó.

Este proceso a la larga sentó un precedente para mi vida laboral con proyectos industriales, demostrándome que la gestión eficaz de la información es un pilar fundamental del Project Management, porque el volumen de documentos generados es enorme. Y los cambios son un hecho, van a ocurrir.

Así, existen algunos conceptos para mantener la coherencia, integridad y trazabilidad de la información, buscando que todos los equipos trabajen sobre la misma base de datos y que los cambios se gestionen de manera controlada:

Change Management, Configuration Management y Control de Versiones.

Echemos una mirada rápida a cada uno de ellos:

Change Management (Gestión de Cambios)

Con un alcance más generalista, es un sistema de gestión orientado a los cambios que se solicitan o son necesarios en un proyecto, producto. Su objetivo principal es asegurar que dichos cambios sean evaluados, aprobados, implementados y comunicados de manera controlada. Se aplica a cambios en cualquier aspecto del proyecto, incluyendo procesos, tecnologías, alcance, cronograma y costos. Involucra la identificación de la necesidad de cambio, la evaluación de sus impactos, la aprobación por parte de las partes interesadas y su implementación de manera ordenada.

Ejemplo: Si se necesita modificar las especificaciones de un equipo en un proyecto industrial, Change Management asegura que se evalúen los impactos en costo, tiempo, y calidad antes de que el cambio se implemente.

Configuration Management (Gestión de la Configuración)

Se enfoca en la gestión y control de los elementos configurables de un proyecto, incluyendo sus componentes físicos y documentales. Su objetivo es garantizar que la configuración de un sistema o producto sea coherente, esté alineada con los requisitos y especificaciones, y que cualquier cambio en esta configuración esté controlado y documentado. Cubre la identificación (configuración) base, el control de cambios en estos elementos, la auditoría para verificar que los elementos están alineados con las especificaciones y la gestión de la configuración a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

Ejemplo: En un proyecto de construcción, Configuration Management aseguraría que todos los planos, especificaciones técnicas y documentos estén actualizados y alineados con las decisiones de diseño.

Control de Versiones

Aquí estamos hablando de una disciplina específica dentro de la gestión documental que se enfoca en el seguimiento y control de las diferentes versiones de documentos, archivos de código, o cualquier otro artefacto que pueda cambiar a lo largo del tiempo. Su objetivo es mantener un historial de cambios claro y accesible, permitiendo a los usuarios identificar y recuperar versiones anteriores si es necesario, y garantizar que todos trabajen sobre la versión más actualizada de un documento. Se aplica específicamente a la documentación, código de software, o cualquier archivo que pase por múltiples revisiones y actualizaciones. Es parte integral tanto de Configuration Management como de Change Management, pero su alcance es más limitado y específico.

Ejemplo: En un proyecto de software, el control de versiones permite a los desarrolladores trabajar en diferentes versiones del código, mantener un registro de cambios y colaborar sin riesgo de sobrescribir el trabajo de otros.

¿Y que beneficios tiene todo esto?

Sin querer ser majadero, algunos beneficios que puedo destacar son:

1. Reducción de Errores: El control de versiones y la gestión de la configuración ayudan a evitar errores derivados de trabajar con información desactualizada o incorrecta.

2. Trazabilidad: Se puede rastrear cada cambio realizado en los documentos del proyecto, lo que facilita auditorías y revisiones.

3. Mejor Colaboración: Equipos multidisciplinarios pueden trabajar con confianza, sabiendo que siempre están utilizando la versión más actualizada de los documentos.

4. Cumplimiento Normativo: Muchas industrias, como la química o la de la construcción, tienen estrictas regulaciones respecto al manejo de documentación. Configuration Management y el control de versiones aseguran que se cumplan estos requisitos.

Finalmente y para que todo esto funcione de buena forma, es esencial contar con herramientas de software que se adapten a las necesidades específicas del proyecto. Herramientas como SharePoint, PLM (Product Lifecycle Management), o DMS (Document Management Systems) que permiten automatizar estos procesos, mitigando el riesgo de continuar nuestro trabajo con documentación… obsoleta.