+70 Grandes Fuentes de Riesgo en Proyectos Industriales Brownfield (2° parte)

Seguimos esta segunda entrega con fuentes de riesgo que podrían estar amenazando a tus proyectos industriales.

No bajes la guardia:

6. Recursos

1. Escasez de personal calificado para trabajar en áreas restringidas: O aún peor, que no exista forma de calificar o entrenar a los trabajadores para ejecutar la actividad. Pensemos un momento en actividades críticas como trabajos en altura o espacios confinados. El personal que entrena ¿estará disponible para ofrecer el curso en el momento que lo requiramos?

2. Desmotivación de equipos debido a interferencias operativas: Si bien pensamos siempre en términos contractuales o de costos o cronograma, los conflictos e interrupciones constantes emiten un veneno más complejo de sanar: la desmotivación. El ambiente de trabajo o alivia o sofoca, así que ten mucho cuidado con la cultura dentro de tu entorno y toma acción para mantener un ambiente distendido.

3. Conflictos por el uso compartido de equipos o herramientas: O suministros, tales como una única toma eléctrica o disponibilidad de aire comprimido. Puede darse en una maestranza pequeña con pocas herramientas de taller y una alta demanda de trabajos simultáneos, como una parada de planta. Lo más saludable es pedir a las empresas prestadoras de servicios que traigan las piezas prefabricadas y que realicen ajustes menores en terreno. Si hay posibilidad de contar con un generador auxiliar o extensiones, mucho mejor.

4. Accidentes laborales debido a condiciones específicas del sitio: Creo que este es un tema mayor dentro de los proyectos industriales. La presencia constante de materiales y condiciones físicoquímicas peligrosas requiere todo un departamento y campo de especialización. Y también, la construcción de una cultura de seguridad general, algo más complejo de realizar.

5. Insuficiencia de recursos para supervisar múltiples actividades simultáneas: Similar a lo visto en el apartado de Calidad, un único supervisor se verá superado frente a múltiples actividades en paralelo. Cuando se cae en la tentación de comprimir el cronograma y realizado todo en poco tiempo, se generan riesgos de esta naturaleza, así como el riesgo de sufrir accidentes. Cuidado con las compresiones de cronograma.

6. Riesgo de rotación de personal crítico en medio del proyecto: Que se retire del proyecto un colega o persona especialista es una situación compleja de superar en el corto plazo. Asegúrate de que existan respaldos digitales, acceso a la información y personal medianamente entrenado que pueda aliviar en alguna medida el periodo de búsqueda y contratación de un nuevo recurso.

7. Riesgo de duplicación o conflictos en la asignación de recursos entre operaciones y proyecto: Especialmente cuando pocas personas deben batirse entre la producción, actividades de mantenimiento y además, poseen roles importantes en el proyecto. Aquí es mejor ser sincero desde el comienzo y no generar compromisos óptimos, cuando la realidad está diciendo lo contrario. No sobrecargues tus recursos.

7. Comunicaciones

1. Fallas en la comunicación entre el proyecto y las operaciones: Esto es transversal en proyectos, siendo la forma y claridad al comunicar un pilar para que las cosas marchen bien. Y no solamente para el Project Manager, sino para quien coordina en terreno, si se lleva bien con el personal contratista o con los operadores o supervisores, si no genera conflictos, si soluciona rápidamente, etc.

2. Falta de mecanismos claros para reportar incidentes: Los incidentes de deben evitar, pero una vez ocurridos, el reporte debe ser dentro de un período muy corto. Estos mecanismos deben estar claros desde la planificación más inicial, o si existen, ser conocidos por todos los involucrados. Lo mejor es que exista una estructura predefinida, donde solo se tenga que llenar campos con los antecedentes.

3. Problemas en la transmisión de información crítica debido a múltiples stakeholders: No todo el mundo necesita saber todo. Hay prioridades, formas y periodicidades para entregar la información, las que necesitan estar identificadas desde la planificación inicial. Además, las personas interpretan y entienden según sus propios filtros mentales, así que este proceso comunicativo es más complicado de lo que se cree. No es solo hablar o mandar un correo.

4. Retrasos en la recepción de aprobaciones por canales mal definidos: Quizás esto es una realidad más palpable en empresas de gran tamaño o internacionales. Puedes dirigir un workflow de aprobaciones a la persona equivocada, o que está de vacaciones, o que ya no trabaja ahí. Y tu aprobación queda en un limbo. Asegúrate de comunicarte con los interesados antes de generar un flujo de aprobaciones automatizado.

5. Confusión generada por reportes contradictorios: La idea es que sea una sola fuente quien emane la información oficial. Si existe una necesidad imperiosa de tener varias fuentes, se debe chequear la coherencia entre ellas.

6. Problemas de comunicación con contratistas que trabajan en otras zonas: Normalmente al principio de la ejecución de trabajos se espera que exista un mayor riesgo de descoordinaciones entre contratistas, pero que con el correr de los días ellos puedan también interactuar de una manera más fluida. Colaboración es la clave.

7. Falta de sistemas digitales integrados para compartir documentación: Los correos, a mi parecer, son una pésima plataforma de gestión de la documentación. Lo importante es contar con alguna plataforma (Drive, OneNote, Sharepoint, etc.) donde todos puedan al menos leer la información simultáneamente y que se proporcione la versión más actualizada disponible. Las versiones anteriores, lo mejor es enviarlas a histórico.

8. Sobrecarga/déficit de información: Debe existir un equilibrio entre lo que se comunica y la necesidad de saber de los interesados. Al alto liderazgo se le debe entregar información compilada y sencilla de entender. A los contratistas, los detalles técnicos. El proyecto es uno solo, pero la información debe ser medida.

9. Retrasos en la transferencia de información crítica para decisiones: Así como existe la necesidad de saber, existen los tiempos apropiados para comunicar. Y normalmente debe ser lo más inmediato posible. La procrastinación en proyectos suele ser castigada duramente por el mismo proyecto.

8. Riesgos

1. Riesgos de explosión o incendio por interacción con equipos existentes: En la industria de procesos o donde exista proyección / emanación de polvos combustibles o gases, está el permanente riesgo de tener una atmósfera explosiva que está dispuesta a hacer volar todo frente a la mas mínima fuente de energía. Se necesita revisar cuidadosamente el etiquetado de los equipos (ATEX, UL, IECex) y si es compatible con el material y las temperaturas máximas admisibles.

2. Descubrimiento de materiales peligrosos como asbestos: En construcciones más antiguas, el uso de asbesto era el santo grial de los materiales en obras civiles. Hasta que se descubrió que era un poderoso cancerígeno. Si tienes labores de desmontaje, averigua si la construcción contiene asbesto en el techo, pisos, paredes, aislantes térmicos, etc. De ser así, se deben seguir las indicaciones del ministerio de salud para manipulación y disposición final de residuos.

3. Impactos de regulaciones ambientales más estrictas: La legislación y criterios ambientales están cambiando progresivamente, donde lo que era normal hace 15 años, hoy constituyen un pecado imperdonable. Siempre se debe pedir ayuda experta en esta materia.

4. Riesgo de afectación a servicios críticos durante las obras: Quizá la interrupción de energía o agua potable pueda generar un problema mayor de carácter sanitario, impedir el funcionamiento de un área de preparación de alimentos o bien, desenergizar un

5. Falta de planes de respuesta ante emergencias específicas del sitio: ¿Se sabe que hacer frente a la presencia de un amago de incendio? ¿Todos los contratistas conocen las vías de escape y como dar la alarma? ¿Están entrenados para actuar en terreno y no solamente frente a una evaluación que dieron hace seis meses atrás?

6. Daños a infraestructura existente debido a obras mal planificadas: Quizás esto no sea tan común, pero algunas veces una simple estructura servía de soporte para otra, y al retirarla causa la deformación o colapso de las áreas que deberían haber quedado intactas.

7. Incremento en riesgos por trabajo simultáneo de múltiples contratistas: Probablemente personal que trabaja en altura deje caer herramientas que afectan a quienes instalan elementos a nivel de piso. O dejar caer líquidos. O se asume que un disyuntor está cortando la energía, pero otro contratista lo reconecta (esto se mitiga con bloqueos LOTO).

9. Adquisiciones

1. Retrasos en entregas de proveedores: Este riesgo es sumamente común. Lo más saludable es, además de hacer seguimiento cercano al proceso de compra y mantener comunicación cercana con el proveedor, es añadir una contingencia de tiempo por sobre la fecha de entrega comprometida.

2. Falta de proveedores calificados para productos especializados: Hoy en día con la globalización existen mayores opciones de compra, pero antes si no existía un representante local, el riesgo de no tener un proveedor para X adquisición puntual (por ejemplo, rodamientos especiales, o una tarjeta electrónica específica) se volvía una pesadilla. De todas formas, siempre se espera que exista una continuidad de servicio y algún grado de facilidad para obtener prestaciones postventa.

3. Incremento de costos por requerimientos urgentes de compras: A veces los imponderables cuestan muy caros. Un repuesto en menos de 72 horas, una importación de urgencia, un adaptador no considerado, un interfaz electrónico, etc. Estas compras contrarreloj suelen ser costosas.

4. Desaparición del contratista/proveedor: Sin pensar que se trata de prestidigitación, he enfrentado casos de contratistas o proveedores que han desaparecido sin dejar rastro. Normalmente se comienza con un proceso de evitación, lentitud en las comunicaciones, respuestas a los correos cada vez mas distantes, etc. Estas señales son luz naranja inmediata y merece toda nuestra atención.

5. Dificultades logísticas debido a restricciones en el sitio: Puede suceder en situaciones donde el almacén se ve sobrepasado en términos de capacidad de almacenamiento, por ejemplo en una fecha

6. Problemas contractuales con subcontratistas: Normalmente se traduce en la aplicación de multas o cuando ocurren retrasos. O problemas de mala gestión de un contratista hacia sus subcontratos, los cuales finalmente debe apoyar en su resolución el mandante.

7. Retrasos en compras críticas debido a aprobaciones especiales: Hay ocasiones en que no es financieramente razonable o técnicamente posible el seguir todas las etapas de una licitación y se requiere una aprobación superior para saltar el proceso. Esto debe visualzarse en la etapa inicial de planificación, para saber con quién contactar y entender los plazos involucrados.

8. Escasez de componentes debido a falta de planificación: Y cuando se trata de piezas que deben enviarse a fabricar a pedido, es aún mas terrible,

9. Contratos ambiguos que generan disputas legales: Muchas veces un apretón de manos no basta y es necesario contar con apoyo legal para revisar los contratos suscritos. Esto es un tema muy especialista que debe atenderse con los profesionales correspondientes.

10. Retrasos por restricciones aduaneras en materiales importados: Los materiales que compramos e importamos deben provenir de países que no hayan sido condenados a embargos internacionales o que se encuentren en la mira geopolítica. Y ni hablar cuando el personal de aduanas inicia una huelga. Si existen fechas predilectas para un evento así, es mejor tenerlo escrito en nuestro registro de riesgos.

10. Interesados

1. Resistencia de operadores a cambios en sus áreas: Generadas, por ejemplo, por el temor de perder su puesto de trabajo debido a la automatización, adición de complejidad operacional, nueva imposibilidad para saltarse procedimientos, etc.

2. Falta de alineación entre los stakeholders clave sobre el alcance: Sucede cuando no todos los interesados son incluidos en las etapas iniciales de la planificación, o bien existe una necesidad de atención por parte de los

3. Falta de coordinación entre subcontratistas y equipos internos: Especialmente si la mentalidad del contratista es "esto lo termino rápido, cobro y me voy", o si las operaciones mantienen una mentalidad de "mi actividad es la más importante, y el resto, pues que espere". Lo más sano es mantener transparencia en todo momento, y si existen ineficiencias propias de los procesos internos de la organización, pues hay que dejarlas de manifiesto desde el primer minuto. Es más, incluirlas en las Bases de Licitación para evitar sorpresas después a los contratistas.

4. Falta de compromiso del cliente en decisiones clave: Este riesgo es muy complejo de resolver. Si la indecisión es debido a falta de capacidades técnicas, se puede generar algún apoyo con un experto cuya orientación permita dar ese empujón que falta, haciendo que el cliente se sienta apoyado. Si se trata de problemas políticos e intereses en conflicto, quizás generar reuniones individuales de preparación (lobby) y otras generales de coordinación puedan ayudar en algo.

5. Expectativas desalineadas sobre los resultados del proyecto: Quizá este sea un riesgo pilar en los proyectos. Las expectativas son imágenes mentales que mutan desde una persona a otra, y la mejor manera de darles forma es a través de una recopilación de requerimientos y descripción de alcance exhaustiva. Hoy en dia gracias a BIM y el modelamiento 3D es algo más sencillo el poder generar una visualización y proyecciones que puedan ser compartidos por todos.

6. Problemas con comunidades cercanas al proyecto: Nadie quiere emanaciones cerca de sus hogares, o ruidos, u olores extraños. Pero hay veces en que las plantas ya existían y las poblaciones -por alguna razón - comienzan a crecer y acercarse a zonas menos que recomendables del área industrial, a un costo más económico y después los reclamos igualmente se generan. Las comunidades cercanas siempre tendrán el poder de llamar la atención, lo cual implica una capacidad de impacto muy elevada.

7. Interrupciones causadas por inspecciones externas: Hay ocasiones en que un inspector gubernamental pueda encontrar desviaciones (tanto reales como imaginarias) y que harán detener las actividades si a su criterio le parece que es necesario. La relación con las entidades externas debe ser manejada con pinzas y debe también existir mucha transparencia en nuestra forma de trabajar.

8. Problemas con stakeholders regulatorios por documentación incompleta: Últimamente se ha comprobado que ya no aplica el construir para regularizar después. Esos tiempos se han terminado y la documentación y permisos deben estar en regla siempre.

9. Falta de identificación de stakeholders críticos en fases tempranas: Si existe un pecado capital en proyectos, es éste. Muchas veces son personas con alto poder que en apariencias no se involucran, para después trasladar sus opiniones y decisiones cuando se ha recorrido la mitad del camino. Siempre se debe tener una gestión activa de los interesados.

10. Conflictos entre departamentos internos que afectan la ejecución: El origen de los conflictos pasa por muchas variables, ya sea poder, egos, malos modales, tratos inapropiados, descalificaciones, y un eterno etcétera.

11. Desinterés de la alta dirección: Puede existir la situación donde al liderazgo de alto nivel no le interese el proyecto, lo cual lo desprotege y vulnerabiliza frente a otras necesidades. Si el sponsor no mantiene un rol activo de promoción y defensa del proyecto, tal vez el Project Manager con su carisma pueda ganarse las voluntades.

Y hasta aquí hemos llegado con este listado de riesgos en proyectos Brownfield.

¿Cuál ha sido tu riesgo favorito?