+70 Grandes Fuentes de Riesgo en Proyectos Industriales Brownfield (1° parte)

Sin la intención de comenzar a teorizar respecto esta disciplina de Risk Management, la cual de hecho posee certificaciones y especializaciones propias, quisiera compartir algunas experiencias tanto personales como de la literatura sobre fuentes de riesgo que muchas veces quisiéramos que no estuvieran.

Emilio Alvarado Perez

2/4/202510 min read

Poco después de haber leído el libro Gestión de Riesgos en Proyectos de la autora uruguaya Liliana Buchtik, recordé una gran cantidad de anécdotas y situaciones de mis propios proyectos que en su momento no fueron tan alegres, producto de la materialización de riesgos negativos. Porque las oportunidades son siempre bienvenidas 😊.

Pero aparecen y existen permanentemente.

Así que, sin ir mas lejos, ponte en guardia y protege a tu proyecto de los siguientes posibles problemas:

1. Integración y generalidades

Conflictos entre los objetivos del proyecto y las operaciones existentes: Si bien los proyectos nacen para satisfacer una necesidad de cambio, éstos no siempre son recibidos con los brazos abiertos, o gozan de la prioridad que quisiéramos. La prioridad de las operaciones es producir, y eso no va a cambiar. Se necesita asumir esta situación y generar estrategias flexibles para negociar y crear el win-win.
Cambios en el proyecto debido a condiciones inesperadas: Esto puede observarse cuando se supone que las instalaciones circundantes "funcionaban perfectamente antes de la intervención". Ja! Hay que asegurarse (y que se demuestre en terreno) de que todo opera correctamente antes de realizar el mas mínimo cambio. Cualquier situación fuera de lo planificado necesita ser abordado con el cliente de inmediato. Los problemas son como una bomba de tiempo. No desaparecen por si solos.
Retrasos en la obtención de aprobaciones: Probablemente la autorización de la liberación de fondos dependerá de otros departamentos o liderazgos que tal vez no estén interiorizados en las actividades de terreno. Te conviene saber quienes son los que operan dentro de esta cadena y gestionarlos bien de cerca.
Dificultad para coordinar actividades de prueba y puesta en marcha con las operaciones: Posiblemente, elementos externos como demanda de producción difícil de pronosticar genere desplazamientos hacia la derecha para la puesta en marcha del proyecto. Aquí ya es un problema de integración, mas que de cronograma.
Falta de documentación adecuada: Información técnica, ciertamente, puede ser desde la curva de una bomba hasta la filosofía de control de todo un proceso. Si ésta no existe o no está actualizada, pues la etapa de planificación es la ideal para realizar levantamientos y generar la información que necesitamos.
Mala gestión de los cambios de alcance: Los cambios vendrán. No sabemos cuando ni como, pero el proceso de solicitud, evaluación, decisión y modificación debe seguirse férreamente. A veces es dificil decir que no se puede, o trata de educar a personal con altos cargos (y muchas veces alto ego). Lo mejor es decir que se va a analizar y generar un reporte que hable por sí solo. Los hechos podrán respaldar cual es la mejor decisión.

2. Alcance

Definición insuficiente de los límites del proyecto: Este es sin duda alguna una fuente de riesgo bastante recurrente. Para evitar que estas zonas grises posean mucha extensión, lo mejor es mantener varias y exhaustivas reuniones de definición de alcance, con registros apropiados que plasmen lo que realmente se necesita, lo que se desea y lo que sería bueno tener. Si queda algo relativamente gris, debería ser un detalle menor que sea posible solucionarlo con alguna contingencia.
Mala definición de los entregables del proyecto: Puede suceder que, se necesita solucionar un problema de proceso y no se tiene bien claro cuál es el problema, o se supone que una instalación particular prefijada brindará una solución, y no se cumple en la práctica. Aquí, si nos quedan dudas sobre la naturaleza del problema, es saludable recolectar datos, realizar estudios de ingeniería y llegar a las mejores conclusiones basadas en hechos y no en corazonadas.
Inclusión de requisitos no documentados por los stakeholders: El alcance necesita ser definido por una cantidad razonable de interesados. Por supuesto que existen prioridades, pero siempre es bueno oir a los operadores o ayudantes, los que pueden tener excelentes ideas.
Omisión de trabajos críticos debido a suposiciones: Puede darse la situación de que, por ejemplo, una instalación "fuera de servicio" en realidad nunca fue descontaminada. O que las válvulas no logran aislar herméticamente un fluido. O que el equipo no puede desenergizarse porque pierde una configuración que nadie conoce como recuperar. Terrible. Conoce bien las instalaciones que vas a intervenir y cuál es el impacto de esta intervención.
Cambios en el diseño debido a descubrimientos en el sitio: Que esta medida era DIN, pero en el plano era ANSI. Que el equipo no funciona con 220 V, sino con 24 VDC. Que esta tarjeta electrónica no es compatible desde la versión blablabla. Que la estructura está tan corroída que ya no se puede modificar.
Riesgos derivados de ajustes al alcance debido a presupuestos limitados: De repente existen grandes intenciones de cambiar al mundo, modificar, pintar, reparar, actualizar... hasta que toca revisar el bolsillo. Entonces, una solución concebida para generar X beneficios, comienza a reducirse hasta el límite que los recursos permitan. Cuidado con el exceso de solicitudes sin conocer el presupuesto.
Impacto de la falta de integración de equipos multidisciplinarios en la definición del alcance: El alcance necesita ser definido por una cantidad razonable de interesados. Por supuesto que existen prioridades, pero siempre es bueno oir a los operadores o ayudantes, los que pueden tener excelentes ideas. O el personal de seguridad ocupacional.

3. Cronograma

Impacto de las interrupciones operativas en el cronograma: Si no se han incluido a las operaciones para elaborar el cronograma, será fuente de dolores de cabeza para todos, lo aseguro. También existen las variaciones de demanda en el mercado, necesitamos saber adaptarnos a los requerimientos del negocio y hacer los ajustes necesarios a nuestra planificación.
Acceso restringido al sitio debido a horarios operativos: Esto quizá pueda parecer obvio, pero hay ocasiones en que los cronogramas se vuelven demasiado optimistas y no contemplan cambios de turno, periodos de indisponibilidad de las instalaciones o bien, ausencia de personal que pueda autorizar o supervisar las actividades.
Retrasos por permisos internos o regulatorios: Existe una resistencia generalizada a la elaboración, evaluación y validación de permisos de trabajo, bajo la falsa premisa de que es tiempo "perdido" o "ineficiencias impuestas". Nada más equivocado; la gestión de la seguridad es parte integral de todo servicio profesional y una evaluación apropiada, junto con el tiempo que involucra realizar todos sus procesos, debe considerarse permanentemente dentro de los cronogramas.
Problemas con la ejecución simultánea de trabajos en áreas cercanas: Sé que es más facil decirlo que hacerlo, pero no todo el mundo puede trabajar en paralelo (fast tracking) en todo momento. También la dependencia lógica de actividades debe ser cuidadosamente revisada. Por esto, la elaboración de cronograma necesita ser realizada por varias personas y finalmente validada por el cliente.
Falta de flexibilidad en el cronograma para eventos inesperados: O las llamadas "contingencias de tiempo". Así es, hay una cantidad moderada de tiempo para contingencias que necesita verse reflejada en el cronograma. Existe una práctica kamikaze que utilizan algunas empresas prestadora de servicios, que es eliminar las contingencias para ganarse licitaciones. Esto es una pésima práctica que termina con problemas para todos finalmente.
Problemas de logística que retrasan entregas de materiales: Estos riesgos parecieran ser más evidentes con importaciones al extranjero, claramente por sus plazos de desplazamiento y tramitaciones aduaneras. Pero en fabricaciones locales también aparecen imponderables, tales como falta de materiales o mano de obra, que finalmente impactan en nuestro cronograma.
Riesgo de retrasos debido a condiciones meteorológicas adversas: Mucho más evidente hoy en dia con la crisis climática, el tiempo se ha vuelto relativamente más salvaje y complejo de predecir. Sus efectos no son a los que estábamos acostumbrados y necesitamos estar alerta frente a fuertes lluvias, inundaciones o calores extremos que imposibilitan el trabajar en exteriores.
Tiempos no realistas para completar tareas en entornos activos: Las estimaciones no son lectura de tarot ni astrología; son marcos de trabajo que estructuran un camino o una secuencia de actividades. Contrario a lo que las personas sin formación en gestión de proyectos suponen, la planificación no está escrita en piedra. Sin embargo, la elaboración de un cronograma requiere fuentes de información de buena calidad, a saber: datos históricos trazables y proyecciones, juicio experto, comparación con otros proyectos, datos de proveedores, etc. El concepto "guesstimation" no debe ser usado nunca. O casi nunca, porque en ausencia de datos no quedará más alternativa que apelar a nuestro buen juicio, pero siempre conscientes e informando a nuestros clientes el grado de riesgo que implican estas suposiciones.
Retrasos en la disponibilidad de recursos especializados: El utilizar recursos especializados, como por ejemplo, un experto en cierto software o inspector de calidad bajo X norma, cuyos servicios minimizan los riesgos de calidad, pero al mismo tiempo generan riesgos de indisponibilidad que podrían afectar al cronograma.

4. Costos

Incremento de costos debido a interrupciones imprevistas: La imposibilidad de poder realizar un trabajo, ya sea por mala planificación nuestra, inclemencias del tiempo o bien, indisponibilidad por parte de operaciones, va a terminar en sobrecostos por concepto de mano de obra que impactarán directamente en nuestros recursos financieros.
Presupuestos insuficientes para adaptarse a las condiciones del sitio: Algo tan simple como el considerar la instalación de andamios en un lugar aparentemente apto, podría impactar al descubrir que en realidad solo se puede utilizar elevadores eléctricos (manlifter). O viceversa. O gastos de traslado no previstos al tener que enviar equipos a zonas alejadas. Una planificación cuidadosa en las etapas tempranas, así como el uso de lecciones aprendidas puede evitarnos malos ratos posteriores.
Costos no previstos de reubicación de equipos existentes: Posiblemente al instalar un equipo nuevo, donde necesitamos mover solamente 1 metro más allá una bomba cercana, al momento de realizar el trabajo nos damos cuenta que el cable de alimentación está severamente cristalizado y necesitará ser reemplazado desde su origen. Cada vez que haya que tocar algo existente, se debe inspeccionar con cuidado las instalaciones y generar las contingencias que estimemos prudentes.
Incremento de costos debido a permisos o regulaciones adicionales: Los permisos emitidos por autoridades locales no pueden ser perdidos de vista. Sea cual sea su naturaleza, tanto ambientales como el tener que inscribir nuestras modificaciones bajo el organismo correspondiente, estas autorizaciones poseen tiempos y costos asociados que impactan severamente en los proyectos.
Incrementos repentinos de los costos de mano de obra: Existe el caso de empresas de gran envergadura que realizan paradas de planta, atrayendo en masa a todos los contratistas locales como néctar a las abejas, quienes prefieren abandonar sus compromisos actuales para ir en búsqueda de un beneficio mayor. Y aquellos que deciden quedarse, pues ganan poder para "reajustar" sus condiciones iniciales. Ten siempre conciencia de tu entorno y riesgos externos. No vivimos en una burbuja.
Pérdida de productividad por conflictos entre operaciones y proyecto: La ausencia de una cultura de proyectos dentro de la organización puede conducir a estimar que las operaciones tienen prioridad y que el proyecto es un ente externo y extraño. Cuidado acá. Los proyectos son por y para las operaciones. No son actos de caridad o gestiones hechas en base al capricho. Si el área productiva no siente parte de sí los cambios traídos por el proyecto, será foco de conflictos permanentes que es necesario saber conducir.
Penalizaciones por incumplimientos contractuales. Las cláusulas contractuales son comunes considerarlas en procesos de licitación, pero cuando llega la hora de aplicarlas la historia se hace más compleja. Tanto oferente como contratante necesitan mantener una relación transparente y abierta, porque esto suavizará las interacciones y generará mayores oportunidades de no tener que aplicar castigos.
Falta de consideración de contingencias financieras adecuadas: Esto pudiera parecer básico, pero el elemento sorpresa aquí es el concepto de "adecuado". ¿Qué se entiende por adecuado? A algunos un monto X puede parecerle exagerado, así como otros pueden pensar que este mismo monto X es muy poco. Para eliminar los sesgos de percepción, lo mejor es tener un registro de riesgos con elementos priorizados y con sumas de dinero asignadas según las estimaciones realizadas en conjunto y validadas por el cliente.

5. Calidad

Dificultad para respetar estándares de calidad: Esto puede pasar por desconocimiento o por simple desidia. Lo importante aquí es vigilar la forma de trabajo en general y mantener procesos que aseguren y controlen la calidad.
Inspecciones insuficientes debido a restricciones de acceso al sitio: Quizás sea inusual, pero el impedir que un inspector pueda realizar su actividad debido a las razones que fueren, va a generar un problema posterior el cual nadie se hará responsable. Las inspecciones son tan importantes como la actividad misma.
Materiales que perdieron especificaciones debido a almacenamiento inadecuado: El almacenamiento y logística deben velar porque los elementos sean conservados de la mejor forma. He visto componentes electrónicos en cajas de cartón a pleno sol, o materiales metálicos oxidándose a la intemperie.
Retrasos en aprobaciones de calidad debido a falta de documentación: Normalmente se pide a los proveedores que emitan sus certificados de calidad antes de presentarse a procesos de licitación, pero si este paso no fue dado, se necesita exigir cuanto antes la documentación que acredite tanto a su personal como los materiales que están siendo utilizados. Documentos legibles, claro, o correctamente traducidos.
Riesgo de incompatibilidad entre nuevas instalaciones y equipos existentes: Este es uno de los riesgos más difíciles de superar a mi parecer. En comparación a otros riesgos que pueden generar retrasos, algún sobrecosto o caritas enojadas, este problema tiene la potestad de inhabilitar todos tus esfuerzos (es decir, anula a tu proyecto) pudiendo derivar en declarar el costo hundido con la inversión (tirado el dinero) o quizás, demuestra la necesidad de generar otra inversión mayor para poder actualizar la parte existente. La compatibilidad necesita ser chequeada, verificada y validada desde el minuto 1 de nuestro proyecto. Y existen ocasiones en que el fabricante asegura que no va a pasar nada, cuando en la práctica pasa absolutamente todo!
Riesgos relacionados con soldaduras o uniones en materiales antiguos: Con instalaciones antiguas especialmente, las estructuras de acero o piping aparentemente bien protegidas y pintadas están listas para ser modificadas. Pero al momento de intervenirlas muestran su verdadera cara y se encuentran tan corroídas que es imposible generar soldaduras apropiadas. Entonces la modificación crece y crece hasta límites insospechados.
Riesgo de no detectar defectos debido a plazos reducidos: El pecado de apresurar una entrega y además generar controles de calidad superficiales, termina por reventarle el problema oculto en la cara al cliente. El control de calidad es parte de la actividad.
Pérdida de control de calidad en trabajos simultáneos: En momentos de alta actividad en terreno, y con un solo inspector, probablemente se le pasarán varios problemas de calidad. Ciertamente la idea es que el aseguramiento de calidad impida la aparición de defectos en la fabricación u origen, cuando el tiempo apremia y las presiones se hacen mayores, pues la mentalidad tiende a "relajarse".

Las fuentes de riesgo son muy variadas y estos mismos ejemplos poseen a su vez muchas otras variantes.

¿Has tenido alguna experiencia con estos ejemplos?

Continuamos la próxima semana con el resto!!