El Patrocinador: Guardián de los Proyectos.

Cuando hablamos de proyectos normalmente nos enfocamos en las metodologías, que si es ágil o predictivo, que cuáles son nuestras herramientas de planificación favoritas o si nos gusta más Primavera, Jira o MS Project.

Sin embargo, poco se conversa sobre los roles de las personas en un proyecto, así que en esta ocasión vengo a hablar de un rol clave que quizás no sea tan conocido: el de Patrocinador o Sponsor.

Este ente es quien, desde una posición estratégica, influye notoriamente el éxito o fracaso de un proyecto, dependiendo de su grado de apoyo, influencia e interés. Ojo aquí. Este pequeño detalle puede significar la diferencia entre destapar la champaña o encallar en las rocas.

¿Qué es un Sponsor en los Proyectos?

Como se describió recién, el Sponsor es la persona o grupo de personas dentro de una organización que inicia, financia y defiende un proyecto. Suele ocupar una posición jerárquica dentro de la empresa lo suficientemente alta para que se vea facultado de tomar decisiones, asignar recursos y eliminar obstáculos que podrían retrasar o desviar el proyecto.

Importancia del Sponsor

El Sponsor no solamente consigue y otorga los fondos necesarios, sino que también -en teoría- proporciona una visión clara del propósito del proyecto y su alineación con los objetivos estratégicos de la organización.

Cuando el Sponsor está comprometido claramente marca la diferencia al garantizar que el equipo de proyecto tenga acceso a los recursos adecuados y que las prioridades del proyecto sean comprendidas y apoyadas por toda la organización.

Además, su respaldo le da al Project Manager la legitimidad y la autoridad necesarias para ejecutar el plan de trabajo de manera efectiva. El Sponsor también actúa como un vínculo entre la alta dirección y el equipo del proyecto, asegurando que las expectativas sean claras y realistas.

El Impacto del Apoyo del Sponsor

El nivel de apoyo e interés del Sponsor tiene un impacto directo en la dinámica y resultados del proyecto. Algunos efectos clave incluyen:

1. Visibilidad y Prioridad del Proyecto: Un Sponsor que participa activamente da visibilidad al proyecto en toda la organización, le otorga la prioridad correspondiente en la asignación de recursos y en la atención de las áreas involucradas.

2. Resolución de Conflictos: En muchas ocasiones frente a la aparición de obstáculos, la intervención del Sponsor representa un salvavidas en aguas tubulentas. Su autoridad permite sortear barreras organizativas o burocráticas que retrasan el avance.

3. Motivación del Equipo: El apoyo visible de un Sponsor puede ser una fuente de motivación para el equipo de proyecto. Saber que la alta dirección está comprometida con el éxito del proyecto refuerza la importancia de su trabajo e impulsa la moral y productividad.

4. Gestión de Riesgos: El Sponsor puede identificar riesgos estratégicos, (solamente visibles desde su posición) y trabajar junto con el Project Manager para mitigarlos o resolverlos antes de que afecten el cronograma o el presupuesto.

Consecuencias de un Sponsor Desinteresado o Inactivo

También existe la realidad que ningún proyecto quiere: un Sponsor que no resuelve, que no se involucra o que demuestra poco interés. O que supone equivocadamente que basta con abrir el proyecto, dejar a alguien a cargo, decir "hasta luego" e inaugurar algún tiempo después. Craso error.

Algunos efectos negativos de esta clase de actitudes incluyen:

• Falta de Recursos: Sin el respaldo activo del Sponsor, el equipo puede enfrentar dificultades para acceder a recursos clave, lo que puede resultar en retrasos.

• Pérdida de Enfoque Estratégico: El proyecto podría desviarse de sus objetivos originales, afectando la alineación con la estrategia general de la empresa.

• Falta de Resolución de Problemas: Sin un Sponsor que pueda intervenir en momentos complejos, los problemas menores pueden convertirse en obstáculos importantes.

• No hay a quien preguntar: Si el Sponsor desaparece del mapa, el proyecto puede llegar a detenerse. Es claro que no se pretende que esté respondiendo a todas las interrogantes que surjan, pero hay instancias en que solamente su intervención permitirá avanzar en la dirección correcta.

Como pudimos leer, el Sponsor es el líder que gesta y defiende la inversión. No es un mero responsable que firma al inicio y al término del proyecto.

Su apoyo no solo asegura que el equipo tenga los recursos necesarios, sino que también actúa como un mediador estratégico entre el equipo y la alta dirección. Un Sponsor activo y comprometido va a incrementar significativamente las posibilidades de éxito, mientras que su desinterés puede poner en riesgo incluso los proyectos mejor planificados. Y con cualquier metodología o herramienta.